Раздел «Студенты» - обеспечивает работу с базой данных учащихся: ввод, редактирование, организацию поиска данных. Также в данном режиме можно получить ряд выходных документов – ведомости, справки, журналы.

Раздел «Приказы» предназначен для подготовки, проведения приказов, а также работой с базой приказов.

Раздел «Отчеты» предоставляет возможности как получения стандартных отчетов, так и построения разнообразных списков по заданным пользователем критериям.

Раздел «Учебные планы» позволяет создавать, редактировать и просматривать рабочие учебные планы.

Раздел «Кафедральная нагрузка» позволяет управлять учебной нагрузкой и распределять её между преподавателями кафедры.

Раздел «Сервис» содержит сервисные возможности настройки справочников, управления регистрационными данными пользователя, импорта и экспорта данных.

3. Описание основных разделов

3.1. Раздел меню «Студенты»

Данный раздел АИС предоставляет доступ к формированию, просмотру и редактированию базы данных студентов. Для наиболее эффективной организации работы пользователь может выбрать из нескольких вариантов доступа к данным:

· по группе;

· по ФИО;

· по идентификатору.

3.1.1. Выбор студентов по группе

В этом режиме данные организованы на основе координат обучения (форма обучения, факультет, курс). Пользователь может настроить представление данных, сообразуясь со своими задачами. Выбранная им структура данных будет сохранена на данной машине для данного пользователя.

Для настройки представления данных нажмите кнопку в левой верхней части окна просмотра. Выберите необходимые признаки и порядок их группировки в дереве данных.

Если структура данных выбрана, как на рис. 3.1, то экран просмотра может выглядеть так, как на рис. 3.2.

Рис. 3.1. Окно редактора структуры выбора объекта

Рис. 3.2. Экранная форма поиска студентов по группе

В левой части экрана отображено дерево данных, построенное по выбранным признакам, в правой части – список данных, соответствующих текущему уровню.

Кнопка позволяет настроить отображение групп, которые, согласно учебному плану, уже закончили обучение.

Вид списка данных также можно настроить, используя кнопку . Пользователь может выбрать, какие колонки, помимо обязательных данных, следует отображать (см. рис. 3.3). Кнопка доступна на уровне списка учащихся.

колонки студ по гр

Рис. 3.3. Управление отображением колонок в списке группы

Используя кнопку , пользователь может создать стикер для быстрого доступа к данным (см. Раздел меню «Стикеры»).

3.1.2. Выбор студентов по ФИО

При необходимости найти конкретного студента, можно использовать режим выбора студента по фамилии, имени, отчеству (рис. 3.4). Данные для формирования поискового запроса вводятся через пробел. Регистр букв (заглавные или строчные) не имеет значения для поиска.

Если необходимо произвести поиск только по имени, следует ввести лидирующий пробел, только по отчеству – два лидирующих пробела. Под полем ввода отображается подсказка, по каким условиям будет сформирован запрос. Фильтрация поиска также производится по первым символам каждой части фамилии-имени-отчества (рис. 3.5).

Можно включить в результаты запроса студентов, окончивших обучение, а также студентов, сменивших фамилии, отметив на экране необходимые опции.

Рис. 3.4. Экранная форма поиска студента по ФИО

поиск по фио

Рис. 3.5. Фильтрация поиска

Построенный список студентов можно сортировать по любому полю, щелкнув на заголовке поля.

Двойной щелчок на выбранной строке из списка студентов или нажатие кнопки Студент приводит к открытию карточки данных студента (см. Работа с личной карточкой учащегося)

3.1.3. Выбор студентов по идентификатору

Иногда при поиске студента удобно использовать его идентификатор (ИД) – это обеспечивает максимально быстрый поиск по базе данных (рис. 3.6).

Поиск возможен как по личному идентификационному коду физического лица (поле ЛИК в личных данных), так и по идентификатору студента (поле ИД студента в личных данных).

Рис. 3.6. Окно поиска студента по идентификационным номерам

ЛИК – личный идентификационный код – уникальный для физического лица. ИД студента – у одного физического лица может быть несколько, при обучении по нескольким образовательным программам.

3.1.4. Новый учащийся

Если данные студента отсутствуют в базе данных – это может быть при приеме студента через приемную комиссию позже основного потока отдельным потоком или переводе студента из другого вуза – необходимо завести данные нового студента. Воспользуйтесь режимом Новый студент меню Студенты.

При этом будет проведена проверка, нет ли в базе данных информации по данному человеку. Для первичной идентификации студента используются данные: фамилия, имя, отчество и дата рождения. В случае, если в базе данных уже есть физическое лицо с такими реквизитами, пользователю будет предложено сделать выбор – новый ли это человек, или же он действительно ранее обучался в университете

Подробнее описание работы с новым студентом см. Добавление нового учащегося.

3.1.5. Работа с личной карточкой учащегося

При работе со сведениями, связанными с отдельным студентом, используется Карточка студента.

Выйти на карточку студента можно различными способами – из любого режима выбора (по группе, по ФИО, по идентификатору) двойным щелчком мыши на фамилию студента в списке или выборе фамилии в списке и нажатии кнопки Карточка студента или Студент (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Карточка студента

Данные в карточке студента разбиты на семь разделов по содержанию:

· личные данные;

· студент (координаты обучения);

· родители;

· льготы;

· работа;

· приказы;

· оценки.

Переключение между разделами осуществляется кнопками с соответствующими пиктограммами.

Раздел Личные данные содержит основные реквизиты физического лица. Информация, в свою очередь, размещена на нескольких вкладках:

Ø основные данные – дата и место рождения, пол, данные паспорта и некоторые другие;

Ø образование – сведения о предыдущем месте обучения;

Ø адрес – сведения об адресе и телефоне;

Ø воинский учет – сведения, существенные для воинского учета;

Ø склонение ФИО – возможность задать верное склонение фамилии, имени, отчества для корректного отображения в приказах и справках.

Раздел Студент содержит все сведения, определяющие координаты обучения студента. Также имеет несколько вкладок:

Ø координаты обучения – форма обучения, факультет, направление подготовки или специальность, группа и т.д.;

Ø информацию по студенту – содержит сведения о зачислении студента, основе обучения (бюджетная, контрактная, целевая) и т.п.;

Ø предыдущие координаты – в случае, если по студенту изменялись координаты обучения, отражаются предыдущие данные;

Ø выпуск – сведения о защите выпускной квалификационной работы.

Раздел Родители содержит сведения о родителях студента (ФИО, адрес, профессия, место работы)

Раздел Льготы включает сведения о льготных категориях студентов (сирота, инвалид, чернобылец и др.) (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Вид экрана льгот

Для того, чтобы добавить льготу, нажмите кнопку на панели инструментов рабочего окна или кнопку в правой части окна льгот. В появившемся диалоговом окне (рис. 3.9) укажите вид льготы и период действия льготы. Справочно будет указано, проживает ли студент в общежитии.

Рис. 3.9. Окно добавления льготы

Вид льготы указывается путем выбора из списка (рис 3.10). Для быстрого поиска нужного наименования можно воспользоваться фильтром – введите в поле Фильтр название льготы полностью или частично, будет осуществлен поиск введенного контекста.

Рис. 3.10. Окно выбора льготы

Введенная льгота появится в списке льгот в левой части экрана льгот. Если срок действия льготы меньше текущей даты, льгота будет указана в списке Закончившиеся льготы. Если льгота действует на текущую дату, то в списке Текущие льготы.

Чтобы изменить ранее введенную льготу, нажмите или кнопку на панели инструментов рабочего окна, для подтверждения изменений – или , для отмены изменений – или .

Для того чтобы убрать ошибочно введенную льготу, нажмите или кнопку на панели инструментов рабочего окна. Для обновления данных, следует нажать на кнопку .

Раздел Работа содержит сведения о реквизитах работы, если студент работает.

Для того чтобы добавить информацию о работе, нажмите кнопку на панели инструментов рабочего окна или кнопку в нижней части экрана (рис. 3.11), появится новое окно ввода данных (рис. 3.12).

Рис. 3.11. Вид экрана Работа

Рис. 3.12. Окно ввода информации о работе

Выбор профессии осуществляется выбором из списка (рис. 3.13), можно использовать фильтр.

Рис. 3.13. Окно выбора профессии

Редактирование записей о работе осуществляется кнопкой или кнопку на панели инструментов рабочего окна, для подтверждения изменений – или , для отмены изменений – или .

Для того чтобы убрать лишнюю запись, нажмите или кнопку на панели инструментов рабочего окна.

Раздел Приказы карточки студента, в отличие от режима Приказы основного меню, предназначен для работы с приказами только по данному студенту. Раздел содержит вкладки:

Ø приказы – список проведенных приказов;

Ø проекты приказов – список подготовленных, но не проведенных приказов

На вкладке Приказы мы видим все вступившие в действие приказы, в которые включен выбранный студент (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Пример экрана приказов в карточке студентов

В правой части экрана можно увидеть содержание выбранного из списка приказа в той части, которая касается выбранного студента.

Кнопка помечает проект приказа как важный.

Кнопка - удаляет приказ.

По кнопке можно перейти к общему приказу, элементом которого является действие по данному студенту. При этом открывается окно Просмотр приказов. Подробнее о работе с приказами см. Просмотр приказов.

Кнопка на панели инструментов позволяет вывести приказ в MS Word. Появится новое окно (рис. 3.15), в котором следует указать лицо, подписывающее приказ:

Рис. 3.15. Выбор параметров формирования документа

Доступ к полям ввода данных зависит от вида документа, экспортируемого в Word. Подробнее – описание кнопки – смотрите Печать документов.

Вкладка Проекты приказов содержит проекты действий с данным студентом, которые впоследствии должны быть включены в общие приказы и подписаны.

Для создания проекта приказа по студенту нажмите на панели инструментов рабочего окна.

Введите дату начала действия приказа (рис. 3.16).

Рис. 3.16. Запрос даты начала действия приказа

Далее нужно выбрать тип приказа, т.е. определить действие, которое должно быть выполнено в результате исполнения данного приказа.

Выбор типа приказа осуществляется из списка возможных типов (рис. 3.17). Для удобства можно воспользоваться контекстным поиском (отфильтровываются записи, содержащие подстроку поиска) или фильтром по типу (рис. 3.18).

Рис. 3.17. Выбор типа приказа

Рис. 3.18. Фильтр по типу приказов

Приказом изменяются данные в полях темного цвета (не имеют прямого доступа к редактированию).

Подробнее создание проектов приказов разных типов см. Создание индивидуальных приказов.

Рубрика Оценки содержит две вкладки:

1. Оценки – здесь содержатся сведения обо всех оценках в разрезе модулей, дисциплин, видов контроля. Вид окна просмотра можно настраивать;

2. Экзаменационные листы – на данной вкладке можно видеть все экзаменационные листы (допуски), выданные студенту.

На вкладке Оценки (рис. 3.19) можно видеть все предметы согласно рабочему учебному плану, за которым закреплен студент.

Рис. 3.19. Режим Оценки Карточки студента

Данные организованы по модулям (семестрам), можно выбрать отдельный модуль или отобразить дисциплины всех модулей одновременно.

Также можно сгруппировать данные по видам контроля (зачет, экзамен, контрольная неделя и пр.). Для настройки вида экрана используйте кнопку и в появившемся диалоговом окне (рис. 3.20) выберите желаемую структуру данных.

Рис. 3.20. Настройка экрана просмотра оценок Карточки студента

Для быстрого поиска дисциплины можно использовать возможности фильтрации данных:

По дисциплине – введите название дисциплины или его часть в поле контекстного поиска Название дисциплины. Если Вы не уверены, в каком модуле читалась дисциплины, выберите режим Все модули.

По виду контроля – выберите один или более типов контроля (экзамен, зачет, дифференцированный зачет, курсовой проект, курсовая работа, контрольная неделя) – в списке останутся только дисциплины с соответствующими видами контроля.

При выборе контроля (рис. 3.21) можно провести следующие операции:

1. Кнопка инвертирует выбор контроля (там, где был флажок, он снимается, где его не было – появится);

2. Кнопка снимает все выделения.

Рис. 3.21. Выбор вида контроля

По наличию оценок – легко можно отфильтровать положительные, либо отрицательные оценки, дисциплины, по которым оценки не получены.

Для быстрой очистки всех полей фильтра нажмите кнопку .

При двойном нажатии на любую строку дисциплин пользователь сможет просмотреть данные оценки выбранной дисциплины: контроль, активные и неактивные оценки (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Окно данных оценки

На вкладке Экз. листы раздела Оценки содержатся все допуски (экзаменационные листы), выданные студенту. Действия (ввод оценки, погашение экзаменационного листа без оценки или повторная печать экзаменационного листа) возможны только с активными экзаменационными листами. Подробнее работу с оценками и экзаменационными листами см. Перезачет оценок, Экзаменационные листы.

Для редактирования данных карточки студента нажмите кнопку на панели инструментов окна карточки. Доступные к редактированию поля выделены на форме белым цветом (поля прямого редактирования) или цветом экранной формы (выбор данных из списка). При внесении изменений в какое-либо поле данных около пиктограммы соответствующего раздела появляется специальный значок с восклицательным знаком (рис. 3.23).

Рис. 3.23. Информирование о начале внесения изменений

Вы можете редактировать данные нескольких разделов в одном режиме редактирования. Для сохранения произведенных изменений нажмите кнопку , при отказе – кнопку .

Следует отметить, что целый ряд реквизитов студента не может быть изменен прямым редактированием. Изменение таких сведений, как фамилия, имя, отчество, проживание в общежитии, координаты обучения производятся только с помощью соответствующих приказов.

3.1.6. Операции с выбранным списком учащихся

Режим Выбор студента по группе позволяет осуществлять ряд операций с отдельным студентом из списка или со всей группой, в зависимости от характера операций.

В окне режима Выбор студента по группе пользователь может работать со следующими группами данных (кнопки в правой части экрана):

1. Личные данные – доступ к личной карточке студента. Выберите студента в списке и нажмите кнопку Карточка студента. Вы можете просмотреть данные и внести необходимые изменения согласно своему доступу.

2. Оценки – режим предназначен для ввода оценок по ведомости и их просмотр. Подробное описание см. Ввод оценок.

3. Печать справок. В данном режиме можно распечатать следующие документы для выбранного в списке человека:

· карточка – бумажная версия карточки студента;

· справка об обучении;

· выписка из приказа о предоставлении места в общежитии; ходатайство о регистрации студента.

Подробнее о печати справок см. п. 4.3. Печать документов.

4. Печать ведомостей. Все ведомости печатаются для группы, отображенной на экране просмотра. Виды ведомостей:

· экзаменационная;

· экзаменационная для курсовых;

· зачетная;

· для дифференцированного зачета;

· оценки текущей работы (контрольной недели);

· регистрации контрольных (курсовых) работ;

· идентификационная.

Подробнее о печати ведомостей см. п. 4.3 Печать документов.

5. Печать журналов. Журналы печатаются для группы, отображенной на экране просмотра. Виды журналов:

· для преподавателя;

· для старосты.

Подробнее о печати ведомостей см. п. 4.3 Печать документов.

6. Данные диплома. Подготовка данных для печати диплома.

7. Формирование приказов (см. Создание групповых приказов):

· приказы на окончание обучения;

· приказы на назначение специализации.

8. Прочее:

· печать учётных записей.

3.2. Технология работы с приказами

3.2.1. Подготовка приказа (общие сведения)

1. Специалист деканата готовит проект приказа через АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2"

2. Специалист деканата передает специалисту УМУ информацию о готовности проекта приказа для проверки правильности оформления.

3. Специалист УМУ проверяет проект приказа. При необходимости возвращает проект приказа на доработку специалисту деканата.

4. Специалист деканата распечатывает текст проекта. Подписывает лист согласования. Передает согласованный текст специалисту УМУ.

5. Специалист УМУ выпускает приказ:

· присваивает номер приказу, подписывает у руководителя (ректора или проректора).

· в АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" проекту приказа устанавливает дату подписания, номер, лицо, подписавшее приказ;

· передает копию подписанного приказа специалисту деканата.

3.2.2. Формирование составного приказа

Под составным приказом здесь понимается приказ, в тексте которого присутствует двое или несколько человек.

1. Специалист деканата готовит проекты приказа через АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" по каждому студенту.

2. Специалист деканата передает специалисту УМУ информацию о готовности проектов составного приказа для проверки правильности оформления.

3. Специалист УМУ проверяет проект приказа. При необходимости возвращает проект (проекты) приказа на доработку специалисту деканата.

4. Специалист деканата распечатывает тексты проекта. Лист согласования распечатывается в одном экземпляре. Подписывает лист согласования. Передает согласованные тексты специалисту УМУ.

5. Специалист УМУ выпускает приказ:

· собирает из проектов один – составной проект приказа;

· присваивает номер приказу, подписывает у руководителя (ректора или проректора).

· в АИС "CASUS-СТУДЕНТ-2" составному проекту приказа устанавливает дату подписания, номер, лицо, подписавшее приказ;

· передает копию подписанного приказа специалисту деканата.

3.2.3. Раздел меню "Приказы"

3.2.3.1. Управление проектами приказов

В данном разделе пользователю предоставлены операции по формированию приказов на основе проектов частных приказов, проведению приказов (назначение номера, даты приказа, указания лица, подписавшего приказ), удалению проектов приказов. Основная форма представлена на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Экранная форма управления проектами приказов

В верхней части формы расположен перечень проектов частных приказов, предназначенных для группировки и включения в общий приказ. В нижней – для дальнейшего утверждения и подписания. Справа на экранной форме отображается текст приказа. Есть две панели инструментов – верхняя и нижняя для управления каждой частью формы соответственно.

Интервал времени, в который было произведено составление проектов приказов, пользователь может установить фиксированный (неделя, 2 недели, месяц и т.п.), а также выбрать пункт «Приказы, подписанные в интервале» (рис. 3.25), тогда он должен указать начальную и конечную дату интервала.

Рис. 3.25. Определение интервала составления проектов приказов

Для настройки представления данных служит кнопка в левой верхней части окна просмотра (рис. 3.26).

Рис. 3.26. Окно редактора структуры представления данных

Для управления проектами приказов служат следующие кнопки на панели инструментов:

1. Кнопка на верхней панели инструментов вызывает окно фильтра отображения проектов приказов по форме обучения и факультету (рис. 3.27); на нижней панели – по дате (рис. 3.28). Для просмотра отмененных проектов приказов нужно установить флажок возле строки фильтра «Отображать отмененные проекты приказов» (рис. 3.27);

Рис. 3.27. Окно фильтра отображения приказов на введение

Рис. 3.28. Окно фильтра отображения приказов на подписание

для верхней части экранной формы поиск по списку проектов можно осуществлять с помощью фильтров по типу приказа или по ФИО студента (рис. 3.29). Если поставить флажок «Показывать только помеченные», в окне будут показаны только проекты приказа с отметкой «Важно» ;

Рис. 3.29. Фильтры по типу приказа и по ФИО

2. Кнопка осуществляет работу с выделенными элементами по столбцам меток (рис. 3.30):

- включить в общий приказ, удалить – верхняя панель;

- провести, вывести из приказа, удалить – нижняя панель.

После каждого нажатия на кнопку пользователь должен подтвердить свое действие, выбрав один из вариантов – ДА/НЕТ – в окне уведомления;

Рис. 3.30. Выделение элементов по столбцам меток

3. Кнопка отмечает проект как важный. Возле его наименования появится соответствующий знак (рис. 3.31);

Рис. 3.31. Метка проекта «Важно»

4. Кнопка удаляет или восстанавливает ранее удаленные проекты приказа. При удалении возле его наименования также появится соответствующий знак (рис. 3.32). Для просмотра удаленных проектов служит строка фильтра «Отображать отмененные проекты приказов» (рис. 3.27);

Рис. 3.32. Метка проекта «Удален/Отменен»

Чтобы восстановить удалённый проект приказа необходимо выбрать конкретный приказ и щёлкнуть по кнопке (рис. 3.33).

Рис. 3.33. Восстановление проекта приказа

5. Кнопка открывает карточку студента;

6. Кнопка создает ссылку на текущий приказ (подробнее см. Раздел меню «Стикеры»

7. Кнопка над областью отображения текста приказа показывает структуру проекта;

8. Кнопка экспортирует текст приказа в MS Word.

При включении частных проектов приказов в общий проект приказов пользователь может добавить выбранные элементы в уже существующий проект или создать новый (рис. 3.34). Если код проекта не был указан, то он генерируется автоматически.

Если невозможно включить частный проект в текущий проект, это значит, что данный приказ относится к другой категории приказов, и в одном приказе такие частные приказы не собираются.

Рис. 3.34. Формирование проекта приказов

Если проект включает несколько частных приказов, то в правой части экранной формы управления проектами (рис. 3.35) будет отображено содержание всех частных приказов.

Рис. 3.35. Отображение содержания проекта

В поле с текстом приказа, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню, пользователь может установить разметку: основные моменты текста приказа будут выделены полужирным шрифтом.

Для подписания проекта приказа требуется установить флажок Провести для требуемого проекта и нажать на кнопку .

В новом окне (рис. 3.36) пользователь должен установить дату подписания приказа, его номер и назначить ответственное лицо за подписание этого приказа (выбор сотрудника аналогичен поиску студента – см. Выбор студентов по ФИО).

Рис. 3.36. Параметры подписания приказа

Все операции панели управления с кнопками и метками можно осуществить через контекстное меню, вызванное правой кнопкой мыши (рис. 3.37).

Рис. 3.37. Вид контекстного меню

3.2.3.2. Просмотр приказов

Благодаря разделу Просмотр приказов можно найти любой приказ, ранее занесённый в систему CASUS-студент.

Просмотр приказов начинается с выбора параметров отбора приказов (рис. 3.38).

Рис. 3.38. Окно параметров отбора приказов

Пользователь может указать фиксированный интервал времени (неделя, 2 недели, месяц и т.п.), в котором было произведено составление и подписание приказов. Также можно выбрать пункт «Приказы, подписанные в интервале» (рис. 3.39), тогда указывается начальная и конечная дата интервала.

Рис. 3.39. Определение интервала составления приказов

Выбор ответственного лица, подписавшего договор, осуществляется по аналогии поиска студента по Ф.И.О (см. Выбор студентов по ФИО).

Для большей конкретизации поиска пользователь может указать код приказа (шифр) и его ИД (идентификатор).

Кнопка осуществляет поиск по выбранным параметрам.

В новом окне (рис. 3.40) список договоров по результатам поиска появится с левой стороны экранной формы, справа отображается их содержание (текст, лист согласования и структура).

Рис. 3.40. Экранная форма просмотра приказов

Упорядочение списка приказов производится как по коду приказа, так и по дате подписания.

С конкретным приказом пользователь может провести ряд операций при помощи кнопок на панели инструментов:

– вызвать окно параметров отбора приказов (рис. 3.38);

– создать ссылку на текущий приказ (подробнее см. Раздел меню «Стикеры»);

– экспортировать текст приказа в MS Word;

– удалить приказ.

Для быстрого поиска по списку служит фильтр по коду приказа в нижней части экранной формы.

3.2.3.3. Зачисление и распределение по группам

Первоначально для зачисления абитуриентов по группам пользователь должен пройти по координатам обучения – структуре данных в левой части экранной формы (рис. 3.41) и выбрать учебный и рабочий учебный план, на которые зачисляются студенты. Здесь отображаются только данные тех студентов, которые были выгружены из БД Абитуриент и не распределены по группам.

Рис. 3.41. Экранная форма зачисления абитуриентов

Назначение группы производится при нажатии на красное поле столбца Группа «Не выбрано» и из перечня выбрать группу (рис. 3.42), в которую будет зачислен студент. Для вывода абитуриента из группы нужно выбрать строку «Вывести из группы».

Рис. 3.42. Выбор группы

Выбор группы производится двойным щелчком левой кнопки мыши или нажатием на кнопку .

Щелчок правой кнопкой мыши по экранной форме вызывает контекстное меню с двумя операциями:

1. Назначить всем текущую группу:

а) если для одного из зачисляемых уже выбрана группа;

б) с целью сменить назначения, если они различны – выделить ячейку с наименованием требуемой группы;

2. Отменить всем назначение группы.

Данные в столбцах можно редактировать самостоятельно: Приказ, Дата приказа, Этап отбора, Перевод из ВУЗа (в вин. падеже).

В других столбцах следует выбрать один из предлагаемых вариантов в списке:

· Основание зачисления: вне конкурса, медалист, по набранным баллам, победитель олимпиады, целевик;

· Основа обучения: бюджетная, контрактная;

· Общежитие: предоставить, не предоставляется.

Принцип назначения того или иного варианта аналогичен выбору группы.

Для выбора групп по конкретному рабочему учебному плану, выбранному в структуре данных в левой части экранной формы, требуется установить флажок «Показывать только группы данного РУП’а» – в столбце Группа будет предоставлен соответствующий список групп.

Пользователь обязательно должен выбрать ответственное лицо на подписание приказа. Выбор сотрудника осуществляется по аналогии поиска студента по ФИО (см. Выбор студентов по ФИО).

Выбор лиц согласующих приказ представлен в Заполнение листа согласования к приказу.

Для получения результатов зачисления нужно нажать на . Пользователю будет предоставлен отчет (рис. 3.43).

Рис. 3.43. Окно результатов построения приказов

Экранные кнопки -/- и +/+ служат для свертывания/развертывания иерархических списков.

Результаты построения приказов можно сохранить, нажав на экранную копку с символом дискеты в верхнем левом углу окна (рис. 3.43) для дальнейшей работы со списком абитуриентов.

3.2.3.4. Автоматическое создание проектов приказов

Автоматическое создание проектов приказов позволяет быстро и удобно создавать 3 типа проектов приказов: допуск к государственному экзамену, перевод на следующий курс и предоставление отпуска со свободным посещением занятий. Для автоматического создания проектов пользователю нужно выполнить лишь несколько простых операций.

Во-первых, указать координаты групп (рис. 3.44): форма обучения, факультет, курсы обучения, уровни образования, номера групп на курсе.

Рис. 3.44. Окно составления списка групп

Во-вторых, выбрать тип приказа из предоставленного списка (рис. 3.45).

Рис. 3.45. Окно выбора типа приказа

Далее выделить элементы проекта группового приказа. Внизу формы указать дополнительные данные (рис. 3.46):

· дату вступления приказа в силу

· список документов, являющихся основаниями построения проекта

· причину составления приказа

· дополнительную информацию (прописана в регламенте составления приказа)

Рис. 3.46. Экранная форма построителя проектов групповых приказов

Если производится замена уже существующего приказа, то требуется указать его номер в поле «Во изменение приказа» и дату его принятия.

При флажке «Записывать приказ только полностью» в нижнем правом углу формы в случае, если хотя бы по одному студенту из выбранного списка не удастся создать пункт проекта приказа, то весь проект приказа не будет записан. Если не отмечать флажок «Записывать приказ только полностью», такой студент не будет добавлен программой в проект приказа.

После нажатия на кнопку требуется заполнить лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

После пользователю будет предоставлен отчет (рис. 3.39). Экранные кнопки -/- и +/+ служат для свертывания/развертывания иерархических списков. Результаты построения приказов можно сохранить, нажав на экранную копку с символом дискеты в верхнем левом углу окна (рис. 3.39) для дальнейшей работы со списком абитуриентов.

Дальнейшая работа с проектами приказов представлена в Управление проектами приказов.

Создание групповых приказов на окончание обучение и на назначение специализации см. в п. 3.3.1.2. Создание групповых приказов.

3.3. Подготовка проектов приказов по видам

3.3.1. Общие сведения

В системе CASUS-Студент существуют 3 типа приказов: индивидуальные, групповые и межгрупповые. Индивидуальные приказы создаются по каждому учащемуся отдельно. Групповые приказы создаются по нескольким учащимся или группе, межгрупповые – по нескольким группам одновременно.

3.3.1.1. Создание индивидуальных приказов

Приказы по студенту создаются через Личную карточку студента в разделе Приказы по кнопке . Весь перечень приказов по студенту:

1. Изменение личных данных (п. 3.3.2.1)

2. Зачисление в число студентов на бюджетной основе (п. 3.3.2.4.1).

3. Зачисление в число студентов на договорной основе (п. 3.3.2.4.2).

4. Зачисление студента на бюджетной основе переводом из другого ВУЗ’a (п. 3.3.2.4.3).

5. Зачисление студента на договорной основе переводом из другого ВУЗ’a (п. 3.3.2.4.4).

6. Восстановление в число студентов (п. 3.3.2.2.4).

7. Временная приостановка обучения (п. 3.3.2.2.1).

8. Предоставление академического отпуска (п. 3.3.2.8.1).

9. Предоставление отпуска по уходу за ребенком (п. 3.3.2.8.4).

10. Предоставление отпуска со свободным посещением занятий (п. 3.3.2.8.5).

11. Досрочное отчисление (п. 3.3.2.2.2).

12. Отчисление в связи с окончанием обучения (п. 3.3.2.2.3).

13. Отчисление из академического отпуска (п. 3.3.2.8.3)

14. Перевод в другую группу (в рамках специальности/направления подготовки) (п. 3.3.2.6.3).

15. Перевод на бюджетную основу обучения (п. 3.3.2.6.1).

16. Перевод на договорную основу обучения (п. 3.3.2.6.2).

17. Перевод на другой курс (п. 3.3.2.6.4).

18. Перевод на другой факультет (п. 3.3.2.6.6)

19. Перевод на другую специальность (п. 3.3.2.6.6)

20. Перевод на другую форму обучения (п. 3.3.2.6.6)

21. Перевод на повторное обучение (п. 3.3.2.6.7).

22. Перевод на повторное обучение (после начала учебного года) (п. 3.3.2.6.8 ).

23. Перевод на следующий курс (п. 3.3.2.6.5).

24. Назначение специализации/профиля/магистерской программы (п. 3.3.2.5).

25. Допуск к государственному экзамену (п. 3.3.2.7).

26. Предоставление места в общежитии (п. 3.3.2.3.1).

27. Выселение из общежития (п. 3.3.2.3.3).

28. Продление академического отпуска (п. 3.3.2.8.2).

29. Продление сессии (п. 3.3.2.9).

Создание индивидуальных приказов смотрите в соответствующих наименованию приказов пунктах содержания (или воспользуйтесь ссылками в скобках).

3.3.1.2. Создание групповых приказов

Перечень групповых приказов:

1. Отчисление в связи с окончанием обучения.

2. Назначение специализации/профиля.

3. Допуск к государственному экзамену.

4. Перевод на следующий курс.

5. Предоставление отпуска со свободным посещением занятий.

Группа функций Формирование приказов доступна в разделе «Выбор студента по группе» при открытии списка студентов определённой группы (рис.3.47). Функция позволяет построить проекты приказов сразу на всю группу учащихся.

Рис. 3.47. Функция формирования приказов в окне Выбор студента

Построение Приказов на окончание обучения доступно только для групп студентов старших курсов. В окне режима построения приказов (рис. 3.48) выберите либо несколько студентов, либо сразу всю группу, установив самый верхний флажок.

Рис. 3.48. Окно подготовки приказа на окончание обучения для группы

Нужно установить дату вступления приказа в силу. Шаблон приказа «Отчисление в связи с окончанием обучения» установлен по умолчанию.

После нажатия на кнопку заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

В столбце Приказы появятся записи о проектах приказов (рис. 3.49), дальнейшая работа с которыми представлена в п. 3.2.3.1 Управление проектами приказов.

Рис. 3.49. Созданные проекты приказов

Построение Приказов на назначение специализации/профиля доступно для групп студентов, если:

1) РУП для группы назначен в программе,

2) в назначенном РУП предусмотрено наличие специализации или профиля.

В окне режима построения приказов (рис. 3.50) нужно установить дату вступления приказа в силу (по умолчанию стоит сегодняшняя дата) и выбрать специализацию – в новом окне по кнопке – из предлагаемого списка для данной группы или из внебазовых, установив метку рядом со строкой фильтра. Если выбрана специализация, которая уже закреплена за частью студентов группы, то для них назначение не производится, как показано на рисунке 3.50.

Рис. 3.50. Окно подготовки приказа на назначение специализации/профиля

Шаблон приказа «Назначение специализации/профиля» установлен по умолчанию.

После нажатия на кнопку заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

Дальнейшая работа с проектами приказов представлена в п. 3.2.3.1 Управление проектами приказов.

Создание групповых проектов приказов «Допуск к государственному экзамену», «Перевод на следующий курс», «Предоставление отпуска со свободным посещением занятий» см. в п. 3.2.3.4 Автоматическое создание проектов приказов.

3.3.1.3. Создание межгрупповых приказов

Перечень межгрупповых приказов:

1. Зачисление и распределение по группам.

2. Допуск к государственному экзамену.

3. Перевод на следующий курс.

4. Предоставление отпуска со свободным посещением занятий.

Режим межгрупповые приказы совмещают в себе создание проектов приказов по студентам из разных групп с различным уровнем образования, обучающихся на разных курсах. Построение межгрупповых приказов представлено в п. 3.2.3.3. Зачисление и распределение по группам и п. 3.2.3.4 Автоматическое создание проектов приказов.

3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу

По умолчанию данные для листа согласования не заполнены (рис. 3.51).

Рис. 3.51. Окно листа согласования

Чтобы добавить сотрудника на согласование приказа, нужно нажать на кнопку в левом нижнем углу формы, которая вызовет окно выбора ответственного лица (рис. 3.52). Укажите сотрудника по текущим узлам согласования или назначьте по свободному выбору.

Рис. 3.52. Окно выбора лица согласования

Кнопка перечитывает данные об узлах согласования.

Двойной щелчок левой кнопки мыши или кнопка предназначены для редактирования листа согласования.

Дополнить невнесенные данные о ФИО. сотрудника можно при помощи кнопки с многоточием в столбце ФИО. (рис. 3.53).

Рис. 3.53. Внесение Ф.И.О. сотрудника

Кнопка удаляет запись из листа согласования.

Кнопка удаляет данные с незаполненными элементами (обозначены красным цветом) (рис. 3.54).

Рис. 3.54. Пример незаполненных данных

Все кнопки на листе согласования можно вызвать нажатием правой кнопки мыши.

По кнопке данные вносятся в базу или выводятся на экран.

3.3.2. Приказы по видам

3.3.2.1. Изменение личных данных

Для просмотра данных по студенту выберите студента любым удобным способом: выбор по группе, по специализации, по ФИО, по идентификатору (см. п. 3.1.1 3.1.3) и загрузите карточку студента.

Существует два типа данных по студенту, отличающихся принципом изменения:

1. Данные, изменение которых происходит путем создания соответствующего приказа;

2. Данные, которые может напрямую изменить пользователь с соответствующим уровнем доступа.

Условно-постоянными значениями, по которым, в частности, происходит идентификация уникальности студента при внесении нового студента в базу данных, является фамилия, имя, отчество. Для изменения данных реквизитов нужно создать приказ «Изменение личных данных»:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Введите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Изменение личных данных (например, введя контекст «лич» в поле контекстного поиска) и нажмите кнопку .

5. Внесите необходимые изменения в поля Фамилия, Имя, Отчество и нажмите кнопку .

6. По умолчанию используется текст причины, общий для приказа, т.е. наиболее распространенный – в связи со сменой фамилии при заключении брака. В этом же окне есть поле Вид в тексте приказа, которое содержит Пример в тексте, это и есть общий текст причины, предлагаемый программой (выделено жирным шрифтом) и Текущее значение, оно показывает текст создаваемого приказа. Следует обратить внимание, что создаваемый приказ не содержит текст причины, его нужно указать самостоятельно (рис. 3.55).

Рис. 3.55. Выбор причины изменения личных данных студента

Чтобы указать причину в создаваемом приказе выберите пункт «Индивидуальная причина для пункта приказа» и введите текст в поле Причина. Вы можете указать как предложенную программой причину, просто скопировав её из Примера в тексте, так и ввести любую другую, необходимую вам (рис. 3.56).

Рис. 3.56. Заполнение текста приказа в поле Причина

Нажмите кнопку .

7. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу: поле Список документов (основание) и при необходимости поле Дополнительная информация и нажмите кнопку . В окне предварительного просмотра в текст приказа будет добавлена новая информация. Поле Причина в текущей версии программы не используется. Вид экрана представлен на рис. 3.57.

Рис. 3.57. Окно дополнительных данных к приказу

8. Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

9. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.2.3. Заполнение листа согласования к приказу).

10. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

При необходимости внесения изменений в личные данных (ФИО, пол) вследствие технической ошибки оператора обратитесь к администратору базы данных!

Также приказом изменяется признак проживания в общежитии (см. п. 3.3.2.3 Поселение в общежитии и выселение из общежития).

Прочие личные данные студента изменяются путем прямого редактирования личной карточки студента:

1. Нажмите кнопку на панели инструментов Карточки студента.

2. Внесите необходимые изменения в поля, доступные для редактирования.

3. Для сохранения внесенных изменений нажмите , для отмены – кнопку .

Подробнее о редактировании карточки студента см. п. 3.1.5. Работа с личной карточкой учащегося.

3.3.2.2. Отчисление и восстановление

3.3.2.2.1. Временная приостановка обучения

Под временным приостановлением обучения подразумевается отправка студента в командировку. Для создания приказа необходимо выполнить последовательность действий:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Временная приостановка обучения (например, введя контекст «при» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку .

5. Выберете перевод «В командировке», нажмите .

6. Укажите наименование учреждения командировки и дату ее окончания (рис. 3.58); нажмите .

Рис. 3.58. Ввод текстовых параметров приказа

7. Укажите причину приостановки обучения (рис. 3.59). Аналогично п. 3.3.2.1 Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.59. Выбор причины временной приостановки обучения студента

8. Выполните запрос «Выселить из общежития?», ответив Да/Нет.

9. Укажите срок ликвидации академической задолженности, нажмите .

10. Укажите сумму и источник средств, нажмите .

11. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.60) и нажмите кнопку .

Рис. 3.60. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.60).

12. Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

13. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

14. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.2.2. Досрочное отчисление

Создание приказа на досрочное отчисление аналогично созданию приказа на временную приостановку обучения (п. 3.3.2.2.1). При выборе группы для перевода (отчисленные, зачисленные абитуриенты, импортированные) всегда указывать только группу Отчисленные! Затем нужно указать категорию причины (уважительная или неуважительная) и тогда в приказ заносится только индивидуальная причина для пункта приказа.

3.3.2.2.3. Отчисление в связи с окончанием обучения

Для составления приказа на отчисление в связи с окончанием обучения укажите дополнительные данные к приказу и заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

3.3.2.2.4. Восстановление в число студентов

Восстановить в число студентов возможно лишь находящихся в группах Отчисленные и Импортированные. При нажатии Студенты – Поиск по группе откроется окно Выбор студента, в котором и находятся нужные группы (рис.3.61).

Рис. 3.61. Вид окна Выбор студента

Создание приказа на восстановление в число студентов аналогично созданию приказа на временную приостановку обучения (п. 3.3.2.2.1). Но присутствует несколько существенных отличий:

1. При выборе группы для перевода можно произвести выбор, как из рекомендованного списка групп, так и из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.62). Рекомендованный список групп – это группы, в которые можно перевести/зачислить студента в рамках направления подготовки, на котором он обучался. Нажмите .

Рис. 3.62. Выбор группы для перевода студента

2. После выбора причины для приказа (п. 7 инструкции) выполните запрос «Назначить специализацию/профиль?», ответив Да/Нет.

Ответив «Да», выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.63), нажмите .

Рис. 3.63. Выбор специализации/направления

3.3.2.3. Поселение в общежитие и выселение из общежития

Признак проживания в общежитии (Карточка студента/Личные данные/Проживает в общежитии – Да/Нет) относится к данным, изменение которых возможно строго через приказ.

3.3.2.3.1. Предоставление места в общежитии

Для внесения приказа на поселение в общежитие:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Предоставление места в общежитии (для быстрого поиска введите контекст «общ» в поле контекстного поиска или выберите строку фильтра «Изменения разных характеристик студента») и нажмите кнопку

5. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.64) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.64. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.64).

6. Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

7. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

8. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

9. Значение поля данных Проживает в общежитии Карточки студента изменится, когда приказ будет подписан и переведен из Проектов приказов в Приказы.

3.3.2.3.2. Выбор общежития и комнаты для учащегося

После проведения проекта приказа о предоставлении места в общежитии рекомендуется указать в Личной карточке студента номер общежития из раскрывающегося списка, а также номер комнаты, в которую заселён студент.

3.3.2.3.3. Выселение из общежития

Создание приказа на выселение из общежития аналогично созданию приказа на предоставление места в общежитии (п. 3.3.2.3.1). Единственное отличие, что после выбора типа проекта приказа (п. 4 инструкции) нужно указать причину выселения (рис. 3.65) Общий текст причины, предлагаемый программой – за нарушение правил проживания. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных .

Рис. 3.65. Выбор причины выселения из общежития

3.3.2.4. Зачисление

3.3.2.4.1. Зачисление в число студентов на бюджетной основе обучения

Возможно создание приказа только на студентов, которые есть в базе в группе отчисленные.

Для составления приказа на зачисление на бюджетной основе:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Зачисление в число студентов на бюджетной основе (для быстрого поиска введите контекст «бюд» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку

5. Выберите группу для перевода студента либо из рекомендованного списка групп, либо из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.66), нажмите .

Рис. 3.66. Выбор группы для перевода студента

6. Укажите этап отбора на зачисление, а так же номер и дату протокола отборочной комиссии (рис. 3.67), нажмите .

Рис. 3.67. Ввод текстовых параметров приказа

7. Выполните запрос «Предоставить место в общежитии?», ответив Да/Нет

8. Выполните запрос «Назначить специализацию/профиль?», ответив Да/Нет.

Ответив «Да», выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.68), нажмите .

Рис. 3.68. Выбор специализации/направления

9. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.69) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.69. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.69).

10. Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

11. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

12. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.4.2. Зачисление в число студентов на договорной основе обучения

Создание приказа на зачисление в число студентов на договорной основе аналогично созданию приказа на зачисление на бюджетной основе (п. 3.3.2.4.1). Единственное отличие в том, что в п. 6 инструкции указывается причина зачисления. Необходимо выбирать: по конкурсу по результатам вступительных испытаний.

3.3.2.4.3. Зачисление в число студентов на бюджетной основе обучения переводом из другого вуза

Оформление перевода из другого ВУЗа осуществляется двумя вариантами: через деканат либо через Приёмную комиссию. В первом случае сотрудник деканата должен внести данные нового человека в программу, выполнив команду Студенты – Новый студент. Подробное описание приведено в п. 3.1.4. Новый учащийся. В случае зачисления через Приёмную комиссию используется форма приказа Зачисление студента переводом из другого ВУЗ’а. Данные о зачисляемом должны быть импортированы из базы Абитуриент, тогда его можно будет найти в группе Зачисленные абитуриенты и составлять приказ.

Для составления приказа на зачисление на бюджетной основе переводом из другого ВУЗа:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Зачисление в число студентов на бюджетной основе переводом из другого ВУЗ’а (для быстрого поиска введите контекст «бюд» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку

5. Выберите группу для перевода студента либо из рекомендованного списка групп, либо из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.70), нажмите .

Рис. 3.70. Выбор группы для перевода студента

6. Укажите наименование ВУЗа в винительном падеже, нажмите .

7. Выполните запрос «Предоставить место в общежитии?», ответив Да/Нет

8. Выполните запрос «Назначить специализацию/профиль?», ответив Да/Нет.

Ответив «Да», выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.71), нажмите .

Рис. 3.71. Выбор специализации/направления

9. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.72) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.72. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.72).

11. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

12. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.4.4. Зачисление в число студентов на договорной основе обучения переводом из другого вуза

Следуйте аналогично инструкции Зачисление студента на бюджетной основе переводом из другого ВУЗа.

3.3.2.5. Назначение специализации / профиля / магистерской программы

Для составления приказа на назначение специализации/профиля:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Назначение специализации/профиля (для быстрого поиска введите контекст «сп» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку

5. Выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.73), нажмите .

Рис. 3.73. Выбор специализации/направления

6. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.74) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.74. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.74).

7. Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

8. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

9. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6. Перевод

3.3.2.6.1. Перевод на бюджетную основу обучения

Для составления приказа о переводе на бюджетную основу обучения:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Перевод на бюджетную основу обучения (для быстрого поиска введите контекст «бюд» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку .

5. Укажите причину перевода (рис. 3.75). Общий текст причины, предлагаемый программой – за высокие результаты в учебе. Работа с окном Построение проекта приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.75. Выбор причины перевода на бюджетную основу обучения

6. Укажите год сессии, которая является основанием перевода, и вид сессии в родительном падеже: весенне-летней экзаменационной сессии или зимней экзаменационной сессии (рис. 3.76), нажмите .

Рис. 3.76. Ввод текстовых параметров приказа

7. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.77) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.77. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.77).

9. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

10. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.2. Перевод на договорную основу обучения

Создание приказа о переводе на договорную основу обучения аналогично созданию приказа о переводе на бюджетную основу обучения. Единственное существенное отличие, что в п. 6 инструкции нужно выполнить запрос «Отменить выплату стипендии?», ответив Да/Нет.

3.3.2.6.3. Перевод в другую группу в рамках специальности (направления подготовки)

Для составления приказа о переводе в другую группу в рамках специальности/направления подготовки:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Перевод в другую группу (в рамках специальности/направления подготовки) (для быстрого поиска введите контекст «гр» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку

5. Выберите группу для перевода студента из рекомендованного списка групп (рис. 3.78), нажмите .

Рис. 3.78. Выбор группы для перевода студента

6. Если вы выбрали группу, в которой уже учится данный студент, вам будет предложено изменить свой выбор (рис. 3.79):

Рис. 3.79. Запрос на подтверждение выбора группы для перевода

7. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.80) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.80. Окно дополнительных данных к приказу

9. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

10. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.4. Перевод на другой курс

Создание приказа о переводе студента на другой курс аналогично созданию приказа на перевод в другую группу (в рамках специальности/направления подготовки) (п. 3.3.2.6.3). Единственное существенное отличие, что после выбора группы в п. 5 инструкции (в данном же случае курса и группы) нужно указать причину перевода (рис. 3.81). Общий текст причины, предлагаемый программой – в связи с выполнением учебного плана и компенсацией стоимости образовательных услуг. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных.

Рис. 3.81. Выбор причины перевода на другой курс

3.3.2.6.5. Перевод на следующий курс

Для составления приказа о переводе на следующий курс укажите дополнительные данные к приказу и заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

3.3.2.6.6. Перевод на другие форму обучения / факультет / специальность (направление подготовки)

Для составления приказа о переводе на другой факультет (специальность или форму обучения):

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Перевод на другой факультет (специальность или форму обучения) (для быстрого поиска введите контекст «фак/сп/фор» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку .

5. Выберите группу для перевода студента либо из рекомендованного списка групп, либо из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.82), нажмите .

Рис. 3.82. Выбор группы для перевода студента

6.1. Для перевода на другой факультет или форму обучения выполните запрос «Выселить из общежития?», ответив Да/Нет.

6.2. Для перевода на другую специальность выполните запрос «Назначить специализацию/профиль?», ответив Да/Нет.

После выполнения запроса в п. 6.1, или ответив «Да» в п. 6.2, выберите специализацию/профиль из предлагаемого списка (рис. 3.83), нажмите .

Рис. 3.83. Выбор специализации/направления

7. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.84) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.84. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.84).

9. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

10. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.7. Перевод на повторное обучение

Данная форма приказа используется в том случае, если студент закончил курс обучения, но ещё не переведён на следующий курс.

Для составления приказа о переводе на повторное обучение:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Перевод на повторное обучение (для быстрого поиска введите контекст «пов» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку

5. Выберите группу для перевода студента либо из рекомендованного списка групп, либо из всех возможных, установив соответствующий пункт внизу формы (рис. 3.85), нажмите .

Рис. 3.85. Выбор группы для перевода студента

6. Укажите причину перевода (рис. 3.86). Общий текст причины, предлагаемый программой – по причинам, вызванным семейными обстоятельствами. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.86. Выбор причины перевода на повторное обучение

7. Выполните запрос «Отменить выплату стипендии?», ответив Да/Нет.

8. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.87) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.87. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.87).

9. Для сохранения внесенных изменений нажмите кнопку , для отмены . Если по данному студенту требуется составить еще несколько приказов, тогда нажмите на кнопку .

10. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

11. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.6.8. Перевод на повторное обучение после начала учебного года

Данная форма приказа используется в том случае, если студент уже переведён на следующий курс. Следуйте аналогично инструкции Перевод на повторное обучение (п. 3.3.2.6.7).

3.3.2.7. Допуск к государственному экзамену

Для составления приказа на допуск к ГОСам укажите дополнительные данные к приказу и заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу

3.3.2.8. Отпуска

3.3.2.8.1. Предоставление академического отпуска

Для составления приказа на предоставление академического отпуска:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Предоставление академического отпуска (для быстрого поиска введите контекст «ака» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку

5. Выберете перевод «В академическом отпуске», нажмите .

6. Введите дату окончания академического отпуска, нажмите .

7. Укажите причину предоставления (рис. 3.88). Общий текст причины, предлагаемый программой – по уходу за ребенком. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1 Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.88. Выбор причины предоставления академического отпуска

8. Выполните запрос «Выселить из общежития?», ответив Да/Нет.

9. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.89) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.89. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.89).

11. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

12. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.8.2. Продление академического отпуска

Создание приказа на продление академического отпуска (строка фильтра «Изменения разных характеристик студента») аналогично созданию приказа на предоставление академического отпуска (п.3.3.2.8.1), исключая 5-й (выбор перевода) и 8-й (запрос на выселение из общежития) пункты инструкции. А также, сначала указывается причина продления (предлагаемая программой – по состоянию здоровья), и уже потом – дата окончания.

3.3.2.8.3. Отчисление из академического отпуска

Для составления приказа об отчислении из академического отпуска:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Отчисление из академического отпуска (для быстрого поиска введите контекст «ака» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменение учебных координат студента») и нажмите кнопку

5. Выберите группу перевода Отчисленные. Нажмите .

6. Укажите категорию причины – уважительная или неуважительная, нажмите .

7. Выберите индивидуальную причину для пункта приказа из предложенного списка, нажмите .

8. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.90) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.90. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.90).

10. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

11. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.8.4. Предоставление отпуска по уходу за ребенком

Следуйте аналогично инструкции Предоставление академического отпуска (п.3.3.2.8.1) (строка фильтра «Изменения разных характеристик студента»).

3.3.2.8.5. Предоставление отпуска со свободным посещением занятий

Для составления приказа на предоставление отпуска со свободным посещением занятий:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Предоставление отпуска со свободным посещение занятий (для быстрого поиска введите контекст «сво» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «Изменения разных характеристик студента» и нажмите кнопку

5. Введите дату окончания академического отпуска, нажмите .

6. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу (рис. 3.91) и нажмите на кнопку .

Рис. 3.91. Окно дополнительных данных к приказу

Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.91).

8. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

9. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.3.2.9. Продление сессии

Для составления приказа на продление сессии:

1. Перейдите на вкладку Приказы Карточки студента.

2. Вызовите кнопкой диалог создания нового приказа.

3. Укажите дату начала действия приказа и нажмите кнопку .

4. Выберите тип проекта приказа Продление сессии (для быстрого поиска введите контекст «сес» в поле контекстного поиска или выбрав строку фильтра «По организации учебного процесса») и нажмите кнопку

5. Укажите номер семестра и новую дату окончания сессии (рис. 3.92), нажмите .

Рис. 3.92. Ввод данных на продление сессии

6. Укажите причину продления сессии (рис. 3.93). Общий текст причины, предлагаемый программой – по состоянию здоровья. Работа с окном Построение текста приказа подробно описана в п. 3.3.2.1. Изменение личных данных. Нажмите кнопку .

Рис. 3.93. Выбор причины на продление сессии

7. Установите дату подписания приказа и, если необходимо, заполните лист дополнительных данных к приказу и нажмите на кнопку . Вы можете контролировать вид приказа, пользуясь изображением проекта приказа в правой части окна (рис. 3.94).

Рис. 3.94. Окно дополнительных данных к приказу

9. Заполните лист согласования (см. п. 3.3.1.4. Заполнение листа согласования к приказу).

10. Для окончательного сохранения приказа нажмите кнопку . Приказ появится во вкладке Проекты приказов.

3.4. Раздел меню "Отчеты"

Данный раздел АИС предоставляет возможность составления и оформления отчётов о студентах. Пользователь может выбрать любой из вариантов формирования тех или иных отчетов: составить список студентов или выбрать отчёты по отдельным параметрам в зависимости от того, какая информация его интересует.

Все сформированные документы поступают в окно предварительного просмотра (см. п. 4.3. Печать документов).

3.4.1. Построение списков

При построении списка (рис. 3.95) в отчете формируется информация о студентах по результатам выборки следующих признаков:

· личные данные (интервал даты рождения, адрес, место рождения, телефон, семейное положение, служба в армии и др.);

· текущее состояние (статус студента, его положение, информация о дипломе, целевое обучение);

· предыдущее образование (информация о предыдущем месте обучения);

· льготы (выдача, наименование, количество и уровень льгот);

· работа (статус студента в должности работника какой-либо организации).

Рис. 3.95. Вид окна построения списков студентов

Выбор параметров в некоторых случаях сопровождается следующими символами:

· “=” – построение списка осуществляется по строго определенному параметру;

· “<=” или “=>” – служат для выбора параметров до указанного пользователем, включая сам этот параметр, или после;

· “<>” – в отчете будут фигурировать все категории (по выбранному признаку), кроме указанного.

Все указанные параметры для составления списка отображаются справа на экранной форме. А сам список отобразится в нижней части формы при нажатии на кнопку (рис. 3.96).

Рис. 3.96. Результат формирования списка

Вид списка данных можно настроить, используя кнопку . Пользователь может выбрать, какие колонки, помимо обязательных данных, следует отображать (рис. 3.97).

Рис. 3.97. Выбор дополнительных колонок данных

Кнопка открывает карточку студента. Для сброса всех параметров служит кнопка . Вывод документа для предварительного просмотра и последующей печати производится при нажатии на кнопку .

3.4.2. Численность учащихся

Отчёт формируется на основании информации о статусе студента (не обучается, в академическом отпуске, обучается, в командировке), форме и основе обучения. Можно указать направления подготовки/специальности или же представить отчет в неразвёрнутом виде. Вид окна параметров представлен на рис. 3.98.

Рис. 3.98. Вид окна параметров

3.4.3. Движение учащихся

Движение учащихся учитывает:

· отчисление;

· перевод из других вузов (для отчёта указывается форма обучения и период, за который был проведён перевод студентов);

· академические отпуска и командировки (указывается аналогичная информация, что и для отчета о переводе студентов из других вузов);

· количество студентов, продолживших обучение (указывается учебный год, в котором было завершено обучение)

При составлении отчёта об отчислении пользователь может выбрать вид будущего отчета (общее количество отчисляемых или список по факультету (-ам)), отсортировать студентов по причине отчисления (все, уважительная, неуважительная), указать период, за который были проведены эти отчисления.

Если был выбран пункт «по уважительной причине» (или неуважительной), то станет доступно поле выбора конкретной причины, как представлено на рисунке 3.99:

Рис. 3.99. Окно формирования параметров отчёта

При составлении отчёта о студентах, переведённых из других ВУЗов требуется задать параметры форма обучения и интервал дат, в течение которого происходили переводы из других ВУЗов (рис.3.100).

Рис. 3.100. Окно формирования параметров отчёта о переведённых из другого ВУЗа.

Аналогичные параметры необходимо задать при формировании отчёта о студентах, находящихся в академических отпусках и командировках.

Для того, чтобы узнать количество студентов, продолживших обучение в вузе после окончания в разрезе по факультетам и направлениям подготовки, необходимо задать год обучения, о котором вы хотите получить данные.

3.4.4. Заполненность групп

Отчёт о заполненности учебных групп формируется автоматически. Он показывает численность каждой группы с наименованием направления подготовки/специальности всех форм обучения.

3.4.5. Списки иногородних

Отчет формируется по одной форме обучения на выбор из трёх и отдельному факультету. Пользователь может составить список студентов по конкретному региону, поставив метку «Включаемый», или по всем, кроме одного, выбрав «Исключаемый» (рис. 3.101). Сортировка списка проводится по Ф.И.О., группе или региону.

Рис. 3.101. Выбор региона

3.4.6. Воинский учет

Для воинского учета данный раздел позволяет составить четыре типа отчётов:

· списки вновь зачисленных (автоматически);

· численность по категориям и званиям (автоматически);

· списки по категориям и званиям (нужно указать военкомат);

· списки с незаполненными сведениями (это отчёты для выявления ошибок не введённых данных).

3.4.7. Отчеты по успеваемости учащихся

Отчеты данного раздела предоставляют пользователю следующую информацию:

· текущий контроль (с посещаемостью): по семестрам;

· сессия и текущий контроль (семестровый контроль/контрольная неделя или по модулям для магистров));

· задолжники (вводится форма обучения и наименование факультета);

· экзаменационные листы (количество выданных и журнал выдачи экзаменационных листов);

· оценки преподавателя (осуществляется поиск по ФИО (рис.3.102));

· отличники (вводится форма обучения и наименование факультета);

· полнота ввода ведомостей (пользователь может составить либо общий список ведомостей, либо только не введённых ведомостей, установив флажок (рис. 3.103));

· претенденты на диплом с отличием.

Рис. 3.102. Поиск сотрудника по Ф.И.О.

Для составления отчёта по оценкам преподавателя нужно выбрать фамилию преподавателя и нажать в нижней части экранной формы.

Рис. 3.103. Окно ввода данных для отчёта Полнота ввода ведомостей

Отчёт Полнота ввода ведомостей можно формировать как для проверки зачётных/экзаменационных ведомостей, так и для проверки ведомостей контрольной недели. При формировании отчёта о магистрах необходимо перейти на вкладку По модулям.

Внимание!

Если при формировании отчёта выходит окно об ошибке с указанием группы у которой отсутствует рабочий учебный план, значит на в базу данных не введены рабочие учебные планы для указанной группы. Следует перейти в режим ввода учебных планов и выполнить соответствующие действия (п. 3.5.1. Редактор учебных планов).

Возможна ситуация, когда в сформированном отчёте количество студентов в группе равно нулю. В этом случае необходимо указать количество модулей на курсе в Редакторе учебного плана (рис. 3.108).

3.4.8. Прецедентные выборки

В данном разделе отчёты не формируются в виде текстового файла, а выгружаются в программу MS Excel. Пользователю предоставляется на выбор несколько вариантов формирования прецедентных отчётов (по студентам, по выпускникам, по учебным планам, отчёт для союза ректоров, ВПО-1). И в первую очередь на экранной форме отображается вкладка составления отчетов По студентам (рис. 3.104).

Рис. 3.104. Экранная форма прецедентных отчетов

По студентам можно составить три отчета:

· список по курсу (-ам);

· для военкомата;

· численность иностранцев.

От пользователя не требуется ввода многочисленной информации. Перечень полей, которые будут автоматически отображены в отчёте, справочно представлены по левой стороне экранной формы.

Во вкладке По выпускникам составляется один отчёт. В нём предоставляется следующая информация: форма обучения, пол студента, выпуск за определенный период времени и основа обучения. В отчёте производится распределение студентов по возрасту.

Во вкладке По учебным планам также как и со студентами пользователь может составить три вида отчётов (Рис. 3.105):

· включение дисциплин в РУП;

· кафедры-РУП-дисциплины;

· назначение РУП для групп и заполненность графиков.

Рис. 3.105. Вид экранной формы формирования отчетов по УП

Перечень выбираемых полей также предоставлен в левой части экранной формы.

Для формирования Отчёта для Союза Ректоров (рис. 3.106) нужно пройти по структуре данных и выбрать требуемый курс учащихся. Флажок «Автоматически подставлять имя файла» позволяет программе без участия пользователя создавать название отчета (имя файла – внизу экранной формы). Указывается учебный год, семестр (нечетный/четный) и вид контроля (экзамен).

Рис. 3.106. Вид экранной формы формирования отчетов для СР

Чтобы содержание отчета сформировалось согласно установленным требованиям, нужно указать путь к аналогичному документу (по формату и содержанию), так называемому шаблону (рис. 3.107), поля вводимых данных у которого должны быть пустыми. После обозначить место сохранения файла.

Рис. 3.107. Указание имён файла-шаблона и результирующего файла

Для завершения процесса создания отчета служит кнопка .

Во вкладке ВПО-1 пользователь может составить отчеты по следующим разделам:

· раздел 2.1.2 «Распределение численности студентов и выпуска по НП и специальностям»;

· раздел 2.2 «Движение численности студентов».

Данный вид отчёта не является самим ВПО-1, а только создается для ВПО-1.

3.4.9. Отчеты для внешних организаций

Возможно создание следующих отчётов:

· отчёт для союза ректоров (описание операций представлено в предыдущем пункте);

· в поликлинику (для отчета требуется ввести наименование факультета и форму обучения);

· в военкомат (отчет формируется автоматически).

3.5. Раздел меню "Учебные планы"

3.5.1. Редактор учебных планов

Для входа в режим редактора учебных планов нужно выбрать на панели меню пункты: «Учебные планы» – «Редактор учебных планов». Далее пройти по следующей последовательности экранных форм: выбор координат учебного процесса – форма обучения, факультет, направление подготовки, учебный план (см. рис. 3.108).

Пользователь может самостоятельно настраивать отображение данных с помощью функции фильтра. Настроить фильтр можно нажатием кнопки в верхней части окна Редактор плана. Откроется окно Параметры фильтра (рис. 3.107). Пользователь может самостоятельно выбирать, какие учебные планы должны отображаться, а может воспользоваться Набором параметров, и тогда все флаги будут расставлены должным образом автоматически.

Рис.3.107. Параметры фильтра

Рис. 3.108. Экранная форма редактора учебных планов – Параметры УП

Во вкладке Параметры (рис. 3.108) отображаются данные выбранного учебного плана: его идентификатор, год принятия, название, количество лет обучения, коэффициент пересчета кредитов в часы и количество модулей по курсам.

Можно редактировать значения данных в полях белого цвета.

Кнопка сохраняет изменения, а их снимает.

Во вкладке Учебный план (рис. 3.109) пользователь производит назначение и удаление дисциплин, которые предназначены для всего профиля по всем годам обучения.

Рис. 3.109. Экранная форма редактора учебного плана – Содержание и структура УП

Структура учебного плана трехступенчатая – цикл/раздел/дисциплина.

Представлено три вида циклов (сферы образования):

1. Гуманитарный, социальный и экономический цикл;

2. Цикл математических, естественнонаучных дисциплин и дисциплин предметной деятельности;

3. Профессиональный цикл.

Каждый из циклов подразделяется на базовую часть и вариативную (включает обязательные дисциплины и курсы по выбору).

В зависимости от того, в какой цикл и раздел пользователь хочет добавить дисциплины, он должен выбрать соответствующую область на экранной форме УП (выделенная строка обведена пунктиром).

Напротив каждого раздела и дисциплины пользователь может указать минимальное и максимальное количество кредитов.

Управление внешним видом поля данных производится несколькими способами:

1. С помощью кнопок и – меняется порядок следования дисциплин;

2. Выбрав один из вариантов «В строках Цикла/Раздела показывать» внизу формы (вывод данных бюджета):

а) введенный бюджет кредитов раздела;

б) бюджет кредитов раздела и набранную сумму по дисциплинам;

в) бюджет, набранную сумму и остаток.

3. При помощи флажков в нижней части формы: скрывать нули, показывать структуру (линии структуры) и полные наименования дисциплин.

Для добавления и удаления дисциплин служат кнопки и соответственно.

При добавлении появится новое окно (рис. 3.110), где будет указано, в какой цикл и раздел будут внесены дисциплины.

Рис. 3.110. Окно параметров новой дисциплины

На выбор представлено три типа дисциплин:

1. Обычная дисциплина (может быть внесена в группу дисциплин);

2. Блок дисциплин на выбор (создается блок, в который позднее будут внесены дисциплины);

3. Дисциплина по выбору в блок (пользователь выбирает уже существующий блок, в который хотел бы внести дисциплину).

Блок включает в себя дисциплины по выбору: студенты распределяются по интересующим их направлениям, но контрольная аттестация регистрируется по заглавной дисциплине блока – его наименованию.

Группа – это объединение независящих друг от друга дисциплин, объединенных одной сферой образования (например, высшая математика), аттестация по которым регистрируется по отдельности (математический анализ, теория вероятности и т.п.).

Внешнее отличие блока дисциплин от группы – черный маркер (точка) перед наименованием дисциплин (рис. 3.111).

Рис. 3.111. Структура блока и группы

Добавление производится в следующем порядке:

а) обычная дисциплина:

1. Выбрать пункт «Обычная дисциплина»;

2. На участке формы «Наименование дисциплины» выбрать дисциплину.

б) обычная дисциплина, вносимая в группу:

1. Выбрать пункт «Обычная дисциплина»;

2. Ниже выбрать заглавную дисциплину;

3. На участке формы «Наименование дисциплины» выбрать дисциплину, которая будет закреплена в группе заглавной дисциплины.

в) блок дисциплин на выбор:

1. Выбрать пункт «Блок дисциплин на выбор»;

2. На участке формы «Наименование дисциплины» выбрать дисциплину, которая будет заглавной дисциплиной блока.

г) дисциплина по выбору в блок:

1. Установить пункт «Дисциплина по выбору в блок последних»;

2. Ниже выбрать блок дисциплин, созданный ранее (см. п. «в»);

3. На участке формы «Наименование дисциплины» выбрать дисциплину, которая будет закреплена в блоке.

Выбор дисциплин осуществляется через новое окно, в котором пользователь может найти дисциплину, как по началу наименования, так и по его фрагменту (рис. 3.112).

Рис. 3.112. Окно редактора и выбора дисциплин

С помощью кнопок на панели инструментов редактора дисциплин можно при необходимости добавить новую дисциплину – кнопка . Далее пользователь либо вводит информацию о дисциплине в новую пустую строку и принимает произведенные изменения – кнопка , либо он может отменить свое действие – кнопка (отмена действует только до принятия изменений).

Для ввода наименования кафедры в столбце Кафедра следует нажать на кнопку с многоточием в строке данных (рис. 3.113) и выбрать кафедру из предлагаемого перечня, используя фильтр для быстроты поиска.

Рис. 3.113. Выбор кафедры

Идентификационный номер (рис. 3.114, первый столбец) назначается автоматически.

Рис. 3.114. Нумерация дисциплин

Внимание:

eсли Вы добавили дисциплину, а она исчезла, проверьте параметры поиска – возможно несоответствие с названием дисциплины!

Кнопка позволяет изменить запись, а кнопка удаляет ее.

Для сохранения и сброса внесенных данных служат кнопки и соответственно.

Добавить, удалить, переместить и переименовать дисциплину также можно через контекстное меню, вызванное нажатием правой кнопкой мыши.

Далее переходим на редактор рабочего учебного плана (рис. 3.115), спускаясь ниже по древу координат учебного процесса.

Рис. 3.115. Экранная форма редактора учебного плана – Общие данные РУП

Во вкладке Общие данные (рис. 3.115) отображаются данные выбранного рабочего учебного плана: его идентификатор, год потока, название и группы с данным РУП.

Информация в полях белого цвета также как в параметрах УП редактируется.

Назначение группы для РУП осуществляется с помощью кнопки . После её нажатия в появившемся окне предоставляются группы, которые можно назначить для РУП (рис.3.115а).

Рис.3.115а. Добавление новой группы для РУП

Если после нажатия данной кнопки всплывает диалоговое окно с информацией об отсутствии подходящих групп для РУП, значит, группы не сформированы (рис.115б).

Рис.3.115б. Диалоговое окно с информацией об отсутствии групп для РУП

Также можно и удалить назначение РУП группы. Выбрав конкретную группу необходимо нажать на кнопку . Далее откроется окно, в котором следует одобрить или отменить осуществляемое действие (рис.3.115в).

Рис.3.115в. Запрос на подтверждение отмены назначения РУП группы

Здесь же пользователь может перейти к данным группы с выбранным РУП, выделив интересующую его группу и нажав на стрелку (рис. 3.116).

Рис. 3.116. Переход к группе с выбранным РУП

После подтверждения запроса откроется окно поиска студента по группе (см. п. 3.1.1. Выбор студентов по группе).

Во вкладке Рабочий план (рис. 3.117) пользователь производит распределение дисциплин учебного плана в РУПе.

Рис. 3.117. Экранная форма редактора рабочего учебного плана – Содержание и структура РУП

Структура перечня дисциплин рабочего учебного плана не отличается от структуры учебного плана.

Напротив каждой дисциплины пользователь может указать количество часов по различным видам работ (лекции, лабораторные, семинары и самостоятельные).

Управление общим внешним видом поля данных производится двумя способами:

1. С помощью кнопок и (меняют порядок дисциплин);

2. При помощи меток в нижней части формы: показывать структуру (линии структуры), полные наименования дисциплин и показывать виды контроля вместо часов (работает во вкладке рабочего плана «Распределение часов и видов контроля по модулям).

Также пользователь может работать с информацией по трем видам распределений:

1. Распределение часов по виду нагрузки (открыто по умолчанию);

2. Распределение часов и видов контроля по модулям (рис. 3.118);

3. Распределение дисциплин по кафедрам.

Рис. 3.118. Вкладка Распределение часов и видов контроля по модулям

При распределении часов по модулям пользователю автоматически предлагается установить виды контроля (за модуль и/или курс) и работ (в течение модуля и практика) (рис. 3.119).

Рис. 3.119. Выбор вида контроля и работ в течение модуля

Кнопка выводит последнюю комбинацию выбора при последующем назначении.

В случае распределения дисциплин по кафедрам назначение производится через кнопку с многоточием в строках столбца Кафедра (рис. 3.120). После чего откроется окно выбора кафедры.

Рис. 3.120. Распределение дисциплин по кафедрам

Еще одним способом управления данными является назначение профиля/специализации. По нажатию на кнопку появится окно для выбора направления подготовки или специализации (рис. 3.121).

Рис. 3.121. Окно выбора подготовки/специализации

Пользователь выбирает профиль, и после добавления дисциплин (при установленном «Показывать для профилей полный РУП») дисциплины общего профиля будут прописаны курсивом, а дисциплины новой специализации обычным шрифтом (рис.3.122).

Рис. 3.122. Варианты визуализации дисциплин

При установленном «Показывать для профилей только их специфические дисциплины» (рис. 3.123) в поле данных отобразятся только дисциплины новой специализации.

Рис. 3.123. Визуализация дисциплин, специфичных для данного РУП

Помимо стандартной кнопки добавление дисциплин в РУП осуществляется с помощью кнопки . В новом окне (рис. 3.124) пользователю предоставляются на выбор дисциплины, что были дополнительно созданы в учебном плане, но еще не были назначены для потоков в их рабочем плане.

Рис. 3.124. Окно выбора дисциплин УП

Для выбора дисциплин служат следующие кнопки на панели задач формы выбора элемента УП:

1. Кнопка выделяет все дисциплины;

2. Кнопка отменяет выделение;

3. Кнопка инвертирует выбор дисциплин (там, где был флажок, он снимается, где его не было – появится).

При попытке сохранить изменения в РУП может появиться предупреждение о невыполненных распределениях (рис. 3.125).

Рис. 3.125. Результаты проверки рабочего плана

По кнопке пользователь переходит в редактор графика дисциплин РУП (подробнее о работе с графиком РУП см. п. 3.5.4. Редактор графика дисцплин).

Чтобы распечатать рабочий план нужно в окне Редактор плана нажать на и в окне параметров вывода данных (рис. 3.126) выбрать те данные, которые пользователь желает видеть в отчете по рабочему плану.

Рис. 3.126. Окно параметров вывода РУП

3.5.2. Создание нового учебного плана / рабочего учебного плана

Для создания нового учебного плана выберите в окне Редактор плана форму обучения, затем на выбранном факультете вызовите контекстное меню и нажмите Создать учебный план (рис.3.127).

Рис. 3.127. Создание учебного плана

Аналогично можно выбрать направление подготовки/ специальности внутри факультета и уже для этого направления создать учебный план, выбрав в контекстном меню Создать учебный план. Вновь созданный учебный план появится в списке под именем «*» (рис.3.128).

Рис. 3.128. Созданный учебный план

Все учебные планы обозначены в программе значком . Причём не просмотренные вами учебные планы отображаются со значком вопроса .

Создание рабочего плана возможно только при наличии созданного учебного плана. Нужно выбрать учебный план и в контекстном меню нажать Создать рабочий план (рис.3.130).

Рис. 3.130. Создание рабочего плана

Все рабочие планы отображаются в программе со значком . Причём не просмотренные вами рабочие планы отображаются со значком вопроса .

Работа со вновь созданным рабочим или учебным планом аналогична редактированию уже существующего рабочего или учебного плана. Подробное описание смотрите в п. 3.5.1. Редактор учебных планов.

3.5.3. График учебного процесса

Для выхода на режим редактирования годового понедельного плана учебного процесса нужно выбрать на панели меню пункты: «Учебные планы» – «Редактор учебных планов». Далее пройти по следующей последовательности форм: выбор координат учебного процесса – форма обучения, факультет, направление подготовки, рабочий учебный план, академический год и открыть третью вкладку «График учебного процесса» (рис. 3.131).

Рис. 3.131. Экранная форма редактора учебного процесса

Редактирование графика учебного процесса осуществляется при помощи цветных экранных кнопок на панели инструментов формы под графиком. При наведении на эти кнопки высвечивается подсказка с расшифровкой их аббревиатуры:

Т – теоретические занятия;

Э – экзаменационная сессия;

З – зачетная сессия;

УС – установочно-экзаменационная сессия;

ГЭ – государственный экзамен;

П – учебная практика;

ПС – учебная практика в период сессии;

ПП – производственная и другие виды практики;

ППП – производственная, педагогическая и другие виды практики;

К – каникулы;

КП – каникулы по согласованию с графиком практики;

СР – самостоятельная работа;

НИ – научно-исследовательская работа;

КН – контрольная неделя;

КР – подготовка квалификационной работы;

ЗКР – защита квалификационной работы.

Использование любой из кнопок вызывает окно параметров назначения статуса недели (первоначально выбрав неделю или выделив несколько недель) (рис. 3.133). В нем указано состояние недели, модуль и даты проведения выбранного статуса недели.

Рис. 3.133. Окно данных недели

Выбор дат проведения можно установить с помощью перемещения ползунков влево и вправо, причем не имеет значения, какой и в какую сторону передвигать. Если же не хватает выделенного диапазона (указан с обеих сторон серой зоны передвижения ползунков), то пользователь может выбрать даты в поле «С» и «По» в нижней части окна. Для подсказки расположения даты на неделе рядом в скобках прописываются дни недели первоначальной и конечной даты диапазона.

Если какая-то из дат выпадает на середину недели, то в поле УП на выделенной неделе указывается не только статус, но и сама дата (рис. 3.134)

Рис. 3.134. Расщепление недели

Чтобы назначить для одной недели сразу несколько состояний, нужно выделить эту неделю, зажать клавишу «Ctrl» и выбрать все необходимые статусы.

Для удаления данных выбранного диапазона недель служит кнопка , а для удаления данных графика УП – кнопка .

Сохранение и отмену всех произведенных изменений выполняют кнопки и

После проведения редактирования информацию о графике УП можно поместить в буфер, нажав на кнопку , для последующего использования в другом графике, нажав на . Возле кнопок будет указан скопированный РУП (рис. 3.135), по которому проводятся работы по другим профилям. Чтобы сохранить введённую информацию, необходимо нажать кнопку в нижней части окна.

Рис. 3.135. Указание на копируемый РУП

Операции по редактированию графика учебного плана также доступны через контекстное меню, вызванное правой кнопкой мыши (рис. 3.136):

· назначить (назначение состояния недели);

· очистить (удаление данных выделенного диапазона недель);

· график – скопировать/вставить;

· свойства;

· изменить – установить значение модуля.

Рис. 3.136. Контекстное меню редактора РУП

Пункт контекстного меню Свойства показывает все данные на одну неделю (рис. 3.137). Пользователю доступны следующие операции:

1. Изменить диапазон дат для выделенного статуса (открывает окно параметров рис. 3.137);

2. Исключить текущую неделю из диапазона состояния;

3. Удалить полностью состояние (удаление всех данных недели).

Рис. 3.137. Окно Данные недели

3.5.4. Редактор графика дисциплин

График дисциплин необходим для расчета количества часов по дисциплине за модуль (семестр), за год, а главное, в конечном счете, для планирования кафедральной нагрузки.

Для выхода на режим ввода годового понедельного плана учебного процесса нужно выбрать на панели меню пункты: «Учебные планы» – «Редактор учебных планов» (рис. 3.138).

Рис. 3.138 Экранная форма выбора учебных координат

Далее пройти по следующей последовательности экранных форм (выбор координат учебного процесса – формы обучения, факультета, направления подготовки, учебного плана, рабочего учебного плана): рис. 3.139-3.140.

Рис. 3.139. Экранная форма выбора учебного плана направления подготовки/специальности.

Рис. 3.140. Экранная форма выбора рабочего учебного плана

По экранной кнопке выбирается режим заполнения графика учебного процесса (рис. 3.141). Перед заполнением распределения часов по дисциплинам и неделям следует выбрать нужный модуль (семестр). Если будет получено сообщение, показанное на рисунке 3.142, нужно обратиться в учебно-методическое управление, для заполнения соответствующей информации.

Рис. 3.141. Экранная форма режима заполнения графика учебного процесса

Рис. 3.142. Сообщение об ошибке

Заполнение распределения часов по неделям может производиться следующими способами:

1) вводом числовых значений по неделям (рис. 3.143);

2) вводом недельной нагрузки в столбце «Среднее в неделю» (рис. 3.144);

3) выделением фрагмента смежных недель и ввода количества часов в неделю (рис. 3.145).

Рис. 3.143. Ввод часов по неделям

Рис. 3.144. Ввод часов одним значением по всем неделям

Рис. 3.145. Ввод часов с выделением фрагмента

При вводе следует визуально контролировать соответствие суммы распределенных часов в понедельном графике и общего количества часов по плану (рис. 3.146).

Рис. 3.146. Контроль соответствия введенных часов и РУП

Если распределение часов у дисциплин частично или полностью совпадает, то возможны следующие операции копирования, нажав предварительно на панели инструментов кнопку :

1. Копировать распределение для элемента РУП (выделение любой ячейки с распределением часов и выбор данной опции приводят к копированию всего распределения по данной дисциплине);

2. Копировать распределение для элемента РУП текущей строки (производится копирование лишь одной строки распределения часов элемента РУП);

3. Копировать текущий диапазон ячеек (производится копирование выделенного диапазона ячеек).

Для вставки скопированного распределения необходимо выделить ячейку в пустом поле и нажать на кнопку . При этом положение выделяемой ячейки неважно только при первом варианте копирования.

Все выше перечисленные операции копирования и вставки можно осуществить через контекстное меню, вызванное нажатием правой кнопки мыши, но необходимо предварительно выделять ячейку, в противном случае осуществление операций происходить не будет.

Сохранение данных производится по нажатию на экранную кнопку , а отказ от сделанных изменений – .

3.5.5. Продление сессий для рабочего учебного плана

Режим продления сессий позволяет изменять дату окончания сессии для группы, которой присвоен рабочий учебный план. Окно режима продления сессий открывается в разделе Учебные планы – Продления сессий, вид открывшегося окна представлен на рисунке 3.147. На панели инструментов расположены кнопки: - Раскрыть структуру, - Свернуть структуру, - Добавить продление, - Отменить продление.

Рис. 3.147. Вид окна Продления сессий

Чтобы продлить сессию, нужно последовательно выбрать РУП группы, для которой требуется изменить дату окончания сессии, при этом следует пройти следующий путь: форма обучения – факультет – уровень обучения – курс – РУП. Если дата изменения у разных групп одна и та же, то одновременно вы можете продлевать сессию нескольким группам, целому курсу, нескольким курсам, бакалаврам или магистрам, факультету, нескольким факультетам, а так же нескольким группам из разных факультетов, отмечая при этом флаги напротив РУПов необходимых групп.

По умолчанию программа предлагает изменить сессию для последнего завершившегося модуля, в котором проходила сессия (рис. 3.148). Если вы хотите изменить дату окончания сессии в модуле, который ещё не завершился, установите флаг Продление сессии текущего модуля на панели инструментов. Тогда во всех РУПах программа предложит к изменению текущий модуль. Рядом с наименованием РУПа в окне продления сессий указан период последней сессии для модуля, указанного в скобках.

Рис. 3.148. Выбор РУПа для продления сессии

После выбора необходимых РУПов следует нажать , откроется окно Продление сессии, в котором требуется указать даты для продления сессии (рис. 3.149), по умолчанию программа предлагает диапазон в 2 недели с сегодняшней даты. Нажмите кнопку Принять.

Рис. 3.149. Окно Продление сессии

Далее появится окно Результаты (рис. 3.150), в котором программа предупреждает пользователя о возможных ошибках при указании дат, руководствуясь следующими правилами:

1) максимальное количество дней продления не должно превышать 30;

2) дата начала продления должна совпадать с датой окончания сессии или окончания последнего продления сессии (если дата начала продления сессии больше текущей назначенной даты окончания сессии, то действующий и вновь заданный диапазоны объединятся);

3) дата окончания продления не должна быть меньше текущей даты.

Рис. 3.150. Окно результаты

Программа позволяет назначить заданный пользователем диапазон дат, даже если он не соответствует перечисленным выше параметрам. Если вы уверены в правильности указанных дат, нажмите Принять для продления сессии. После этого в окне продления сессий изменится дата текущего продления для выбранного РУПа (рис. 3.151).

Рис. 3.151. Вид окна после продления сессии

Чтобы удалить продление сессии, нужно отметить флагом необходимые РУПы, нажать и подтвердить удаление. Продление сессии для выбранных групп будет отменено. Теперь в окне Продления сессий строка Текущее продление у групп, которым продление отменили, не заполнена (рис. 3.152).

Рис. 3.152 Окно Продления сессий после отмены продления

3.5.6. Протоколы ГАК

Раздел находится в разработке.

3.5.7. Просмотр графика рабочего учебного плана

В данном разделе пользователь может просмотреть содержание графика РУП за академический год в соответствии с идентификатором учебного плана (рис. 3.153). График представлен в виде записей – модуль, статус недели/недель, даты проведения.

Рис. 3.153. Окно просмотра графика РУП

3.6. Раздел меню "Анализ данных"

Данный раздел АИС предоставляет возможность анализа оценок студентов по следующим параметрам:

· академический год;

· уровень образования;

· форма обучения;

· факультет;

· дополнительные параметры (включение оценок контрольной недели/неактивных оценок, детализация оценок по преподавателям).

Анализ оценок

В данном режиме пользователь может получить выборку данных по оценкам студентов для проведения исследований успеваемости.

Анализ оценок начинается с выбора параметров анализа (рис.153а). Для этого установите флажок возле строки академического года (не менее одного), выберете группу уровней, форму обучения и факультет(-ы) по которым будет произведен анализ. При необходимости можно включить в запрос оценки контрольной недели и неактивные оценки, а также детализировать оценки по преподавателям. Для этого отметьте флажками нужные пункты на окне «Параметры». Кнопка осуществляет поиск по выбранным параметрам, для отмены .

Рис.153a. Выбор параметров анализа оценок

Для построения результирующей таблицы в новом окне слева необходимо выбрать параметры строк и колонок. Комбинации параметров зависят от желаемого результата (рис. 153б).

Рис.153б. Пример выбора параметров колонок и строк

В выпадающем списке Агрегация необходимо выбрать анализируемые данные. Установленный флажок возле строки Игнорировать оценки без значения (рис.153в) позволит включить данные оценки в аналитическую таблицу.

Рис.153в. Выбор анализируемых данных

Кнопка на панели управления обеспечивает фильтрацию значений параметров колонок.

Кнопка на панели управления обеспечивает фильтрацию значений праметров строк.

После нажатия одной из данных кнопок, в соответствии с тем, какие значения параметров необходимо отфильтровать, открывается окно параметров фасета (т.е. список значений выбранного параметра) (рис. 153г).

Если в выборку нужно включить все значения из данного списка, достаточно установить фложок возле строки Все значения.

При необходимости отображения подитогов в таблице фложок устанавливается возле строки Добавить подитоги.

Рис.153г. Экранная форма выбора фильтрация значений

После установки необходимых фильтров нажимаете кнопку , в противном случае .

Также данную форму (рис. 153г) можно вызвать двойным щелчком по названию параметра в колонке/строке таблицы.

Кнопка на панели инструментов позволяет экспортировать резултирующую таблицу в отдельный файл в формате .htm

Для этого в новом окне Параметры экспорта в строке Файл, нажав на кнопку выберете место, где будет храниться данный файл, назовите его и нажмите сохранить.

Рис. 153д. Окно сохранения файла результирующей аналитической таблицы

Далее поставьте флажок возле нужной строки, если произведена агрегация с несколькими значениями в ячейке. Кнопка позволяет в случае необходимоси сбросить все установленные значения (рис.153е).

После выбора всех необходимых параметров нажимаете кнопку , в противном случае . Файл сохранится в указанном Вами месте.

Рис.153е. Экранная форма выбора параметров экспорта

Если Вы хотете изменить параметры анализируемых данных, необходимо воспользоваться кнопкой на панеле управления.

3.7. Раздел меню "Сервис"

У пользователя есть возможность изменить представление наименований факультетов в окне выбора студента по группе. В меню Сервис откройте вкладку Настройки (рис. 3.154).

Рис. 3.154. Меню Сервис

В открывшемся окне Настройки есть поле Выводить полные наименования факультетов (рис. 3.155). При установленном флаге наименования факультетов в окне выбора студента будут представлены полностью, например: «Гуманитарно-педагогический факультет». Если снять флаг, наименования факультетов будут даны в сокращении, например: «Педфак».

Рис. 3.155. Окно Настройки

4. Описание типовых ситуаций

4.1. Просмотр данных по учащемуся

Для просмотра данных по студенту выберите студента любым удобным способом: выбор по группе, по ФИО, по идентификатору (см. п. 3.1.1. 3.1.3.) и загрузите карточку студента.

Для просмотра доступны следующие разделы:

· личные данные;

· студент (координаты обучения);

· родители;

· льготы;

· работа;

· приказы;

· оценки.

Подробнее о просмотре данных студента см. п. 3.1.5. Работа с личной карточкой учащегося.

4.2. Добавление нового учащегося

Если данные студента отсутствуют в базе данных – это может быть при приёме студента через приёмную комиссию позже основного потока отдельным потоком или переводе студента из другого вуза – необходимо завести данные нового студента. Воспользуйтесь режимом Новый студент меню Студенты (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Окно внесения первичных данных нового студента

Для первичной идентификации студента используются данные: фамилия, имя, отчество и дата рождения. В том случае, если в базе данных уже есть человек с такими же реквизитами, пользователю будет предложено сделать выбор – новый ли это человек, или же он действительно ранее обучался в университете (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Список совпадений по студентам

Для того чтобы проверить личные данные студента, уже занесённые в базу, воспользуйтесь личной карточкой студента. Перейти на неё можно, выполнив двойной щелчок на строке с координатами обучения или, выбрав указанную строку, нажать кнопку .

Если Вы убедились, что принимаемый студент уже есть в базе данных, следует нажать кнопку . При этом вы можете добавить ему новые координаты обучения. У человека останется тот же ЛИК (личный идентификационный код), но сформируется новый ИД студента.

Если принимаемый студент является другим физическим лицом, нажмите кнопку – создается новая личная карточка, формируется и новый ЛИК, и новый ИД студента. При записи в базу данных будет произведена проверка уникальности по паспортным данным. В Личной карточке учащегося необходимо заполнить раздел Личные данные: вкладки Основные данные и Образование и раздел Студент: вкладка Информация по студенту.

Далее переходите на вкладку Приказы и, воспользовавшись кнопкой , добавляете приказ на зачисление (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Добавление приказа на зачисление

Это можно сделать сразу или позже из карточки студента. Для формирования приказа на зачисление надо указать (рис. 4.4):

· форму обучения;

· факультет;

· курс;

· группу;

· основу обучения;

· основание зачисления – поступил как абитуриент или переведён из другого вуза с соответствующими реквизитами;

· необходимость предоставить общежитие;

· параметры приказа (дата, номер, кем подписан).

Для сохранения приказа нажмите кнопку , для отмены сделанных изменений – кнопку .

Рис. 4.4. Создание приказа на зачисление нового студента

При сохранении приказ на зачисление появится в личной карточке студента, раздел Приказы, вкладка Приказы.

4.3. Печать документов

В АИС «CASUS-Студент» возможна печать ряда документов: различного рода справок, ведомостей, журналов, а также приказов. Подробнее о печати приказов см. п. 3.2.3. Раздел меню «Приказы».

Все сформированные документы поступают в окно предварительного просмотра. Документ можно:

· напечатать, используя кнопку ;

· используя кнопку экспортировать в форматы: Excel table, RTF file, PDF file, HTML file.

При экспорте программа обязательно запросит предварительное сохранение документа. Для того чтобы после сохранения сразу открыть документ, отметьте эту позицию в диалоговом окне экспорта (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Диалоговое окно экспорта документа

Для выхода из режима предварительного просмотра нажмите .

Печать документов по отдельному студенту осуществляется через личную карточку студента.

Выберите студента любым удобным способом:

· по группе (см. п. 3.1.1);

· по ФИО (см. п. 3.1.2);

· по идентификатору (см. п. 3.1.3) и загрузите карточку студента.

Нажатием кнопки вызовите меню со списком доступных документов (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Меню Печать документов из Карточки студента

4.3.1. Карточка учащегося

Можно сформировать бумажную версию карточки студента 2 способами.

1. Откройте карточку студента, нажмите кнопку , выберите в меню печати пункт Карточка. В появившемся в окне предварительного просмотра документе Личная карточка учащегося присутствует вся основная информация из Карточки студента.

2. Выделите студента в окне Выбор студента, нажав Студенты По группе. Из функций правой части экранной формы выберите Печать справок Карточка (рис. 4.7). Откроется окно предварительного просмотра.

Рис. 4.7. Функция Печать справок

4.3.2. Справка об обучении

Печать справки об обучении также возможна 2 способами.

1. После нажатия кнопки в Карточке студента.

2. Из функции Печать справок в окне выбора студента (рис.4.7).

При нажатии кнопки Справка об обучении появляется окно Параметры документа. Выбор лиц на подписание справки об обучении осуществляется в диалоговом окне (рис. 4.8). Поля Направление подготовки, Секретарь/диспетчер деканата, Декан/проректор можно редактировать вручную, если ни один из предложенных вариантов в раскрывшемся списке не подходит.

Рис. 4.8. Выбор параметров формирования документа

4.3.3. Выписка из приказа о зачислении для регистрации

Печать документа возможна 2 способами.

1. После нажатия кнопки в Карточке студента.

2. Из функции Печать справок в окне выбора студента (рис.4.7).

При формировании документа необходимо заполнить информацию в окне Параметры документа (см. рис. 4.8).

В появившемся окне предварительного просмотра появится документ Выписка из приказа.

4.3.4. Карточка воинского учета

Формируется на основе данных карточки студента. Чтобы напечатать документ, нажмите кнопку в Карточке студента.

4.3.5. Представление на отчисление

Представление на отчисление печатают аналогично через карточку студента. Для печати документа необходимо заполнить верхнюю форму Представление на отчисление окна Печать документов, сопровождающих технологию отчисления (рис. 4.9).

Рис. 4.9 Форма Представление на отчисление

Нижняя форма Письмо родителям при отчислении используется, когда уже студент отчислен и приказ о его отчислении проведён. Поиск студента осуществляется в группе Отчисленные. Далее в Карточке студента нажать Печать – Представление на отчисление (рис. 4.10). Заполняем нижнюю форму Письмо родителям при отчислении. Поле данных о приказе, причина отчисления и лицо, подписавшее приказ заполняются автоматически из проведённого приказа на отчисление. Пользователь должен заполнить поле Родители и указать вид причины отчисления (уважительная или неуважительная). При нажатии кнопки Печать открывается окно предварительного просмотра документа.

Рис. 4.10. Печать письма родителям при отчислении

4.3.6. Информация обо всех оценках

Формируется на основе данных об оценках за всё время обучения студента в ВУЗе, включая результаты контроля промежуточной успеваемости студента.

4.3.7. Информация об итоговых оценках

Формируется на основе данных об оценках за всё время обучения студента в ВУЗе, включая только семестровый контроль.

4.3.8. Учебная карточка студента

В учебной карточке студента представлены основные учебные координаты студента, выполнение им учебного плана по модулям, данные о результатах государственной итоговой аттестации, перечень приказов, проводившихся по студенту.

4.4. Печать ведомостей

Печать ведомостей осуществляется в режиме Выбор студента по группе.

Откройте последовательным выбором (см. п. 3.1.1. Выбор студентов по группе) необходимую группу так, чтобы в окне просмотра был список студентов группы.

Выберите в правой части экрана кнопку, соответствующую типу необходимой ведомости (рис. 4.11):

1. Экзаменационная;

2. Экзаменационная для курсовых;

3. Зачетная;

4. Ведомость дифференцированного зачета;

5. Контрольной недели (ведомость текущей работы);

6. Регистрации ККР (ведомость регистрации контрольных (курсовых) работ;

7. Идентификационная ведомость (список студентов с их реквизитами).

Рис. 4.11. Печать ведомостей

Все документы формируются автоматически в окне предварительного просмотра (см. ранее п. 4.3. Печать документов).

4.5. Печать журналов

Печать журналов осуществляется в режиме Выбор студента по группе.

Откройте последовательным выбором (см. п. 3.1.1. Выбор студентов по группе)необходимую группу так, чтобы в окне просмотра был список студентов группы.

Выберите в правой части экрана кнопку, соответствующую типу журнала (рис. 4.4):

· для преподавателя;

· для старосты группы.

Все документы формируются автоматически в окне предварительного просмотра (см. п. 4.3. Печать документов).

4.6. Печать данных диплома

4.6.1. Подготовка данных

Подготовка данных диплома (также его печать) осуществляются в режиме Выбор студента по группе.

Выберите в правой части экрана кнопку Подготовка данных диплома и печать.

Появится окно подготовки данных для распечатки диплома (рис. 4.12.), заполнение которого производится нажатием в нижней части окна на кнопку , если нужно заполнить данные по всем учащимся данной группа, или , если нужно заполнить данные по одному выбранному студенту. Из базы осуществляется выгрузка всех данных (рис. 4.13), которые есть по учащимся. Проводится первичная подготовка данных дипломов всей группы.

Рис. 4.12. Экранная форма Подготовка данных для распечатки диплома

Рис. 4.13. Заполнение данных диплома

Внимание!

Если после загрузки данные первичной подготовки не отображаются, переключитесь на другую вкладку данных студента или строку списка студентов – данные появятся!

Добавление дисциплин, курсовых работ и элементов практики осуществляется в соответствующих вкладках. При нажатии на кнопку появится новая строка для ввода данных (рис. 4.14). Чтобы удалить запись нажмите .

Рис. .4.14. Ввод новых данных

Если после нажатия на кнопку в самом конце списка Вы не видите новой строки, воспользуйтесь кнопками клавиатуры, нажав стрелку Вниз.

На вкладке Дополнительно (рис. 4.15) размещена информация:

· заглавное оформление титульного листа;

· лица, утверждающие статус диплома;

· дополнительные данные по учебным координатам студентов;

· дополнительные сведения касательно наименования ВУЗа.

Рис. 4.15. Ввод дополнительных данных

Кнопка сохраняет информацию по конкретному студенту.

Если требуется внести одну и ту же информацию для всех студентов группы, то достаточно ввести данные по диплому для одного студента и затем нажать на кнопку .

4.6.2. Печать документа

Чтобы перейти к печати диплома нажмите кнопку . Документ будет сформирован в окне предварительного просмотра. Работу с кнопками экспорта документа в другой формат (верхняя панель инструментов) см. п. 4.3. Печать документов.

Рис. 4.16. Окно Печать диплома

Диплом можно распечатать:

1. С помощью кнопки на верхней панели инструментов;

2. После экспорта документа в другой формат (см. п. 4.3. Печать документов), выбрав кнопку соответствующую функции Печать.

4.7. Ввод оценок

4.7.1. Ввод по ведомости

Ввод ведомостей осуществляется в режиме Выбор студента по группе:

1. Откройте последовательным выбором (см. п. 3.1.1. Выбор студентов по группе) необходимую группу так, чтобы в окне просмотра был список студентов группы.

2. Выберите в правой части экрана соответствующую кнопку из раздела Оценки, появится новое окно (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Окно ввода ведомостей

В верхней части экранной формы (рис. 4.19) представлены данные о группе и ее учебному плану. Эту информацию, а также данные по выбранной дисциплине, можно просматривать (рис. 4.20), нажав на кнопку в левой верхней части над областью просмотра данных по предметам:

Рис. 4.20. Просмотр данных группы

Экранные кнопки -/- и +/+ служат для свертывания/развертывания списков.

При помощи фильтров внизу формы вы можете существенно упростить поиск требуемой дисциплины. Чтобы отменить фильтрацию, нажмите кнопку .

Для настройки представления данных нажмите кнопку . Выберите необходимые признаки и порядок их группировки в дереве данных (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Окно редактора структуры выбора объекта

3. Выберите предмет, у которого отсутствует ведомость (рис. 4.19), нажмите на кнопку .

4. Выберите преподавателя одним из способов:

4.1. Из предлагаемого списка (рис. 4.22), нажмите .

Рис. 4.22. Окно Выбор преподавателя

4.2. С другой кафедры (рис. 4.23), нажав на кнопку , после нажмите на кнопку .

Рис. 4.23. Выбор преподавателя с другой кафедры

5. Расставьте оценки и установите дополнительные данные (если требуется) в соответствии с видом контроля (рис. 4.24), нажмите .

Рис. 4.24. Окно заполнения ведомости

Заполнить столбец Оценки можно автоматически с помощью контекстного меню (рис. 4.25), вызванного нажатием правой кнопки мыши.

Рис. 4.25. Выбор опции заполнения ведомости

6. В случае наличия пустых полей программа сообщит об этом (рис. 4.26), нажмите и заполните пробелы.

Рис. 4.26. Сообщение об ошибках заполнения ведомости

7. При отсутствии ошибок, программа сообщит об успешной записи данных, нажмите «ОК». Для обрабатываемого вида контроля выбранной дисциплины будет установлена соответствующая ведомость (рис. 4.27):

Рис. 4.27. Результат ввода ведомости

4.7.2. Просмотр оценок

Просмотр оценок осуществляется в режиме Выбор студента по группе.

2. Выберите в правой части экрана соответствующую кнопку из раздела Оценки.

3. Укажите модуль, тип контроля и способ вывода ведомости на печать (рис. 4.28), нажмите на кнопку .

Рис. 4.28. Окно выбора данных для просмотра оценок

4.7.3. Перезачет оценок

Перезачёт оценок осуществляется в том случае если студент:

· переведен из другого ВУЗа;

· переведен на другую специальность/факультет/форму обучения;

· восстановлен после отчисления со сменой учебных координат.

Рассматривается соответствие семестрового контроля по видам дисциплин и их видам контроля, а также по количеству часов. В случае совпадений студенту не требуется их пересдача, что значительно упрощает процесс поступления и обработки данных студента.

Для выполнения перезачёта оценок:

1. Выберите студента любым удобным способом:

· по группе (см. п. 3.3.1);

· по ФИО (см. п. 3.1.2);

· по идентификатору (см. п. 3.1.3) и загрузите карточку студента.

2. Войдите в раздел Карточки студента Оценки.

3. На панели инструментов нажмите кнопку .

Экранная форма перезачёта оценок разделена на две области (рис. 4.29):

1). Отсутствующие оценки по текущему РУП;

2). Имеющиеся исходные оценки по другим РУП.

Рис. 4.29. Экранная форма Перезачёт оценок студента

Требуется произвести перенос оценок из имеющихся в отсутствующие.

По кнопке можно сменить положение разделов окна с вертикального на горизонтальный, и наоборот. Экранные кнопки -/- и +/+ служат для свертывания/развертывания списков.

Перезачёт можно выполнить как поэтапно, так и автоматически.

Поэтапный перезачёт оценок

1. Выберите в соответствующих модулях одинаковые дисциплины по наименованию и виду контроля как на рисунке 4.30 (можно воспользоваться фильтрами для быстроты поиска), нажмите на кнопку .

Рис.4.30. Выбор дисциплин для перезачёта оценок

Число модулей для перезачёта исходит из того, сколько студент успел отучиться.

Сброс фильтров осуществляется по кнопке .

2. В окне назначения оценки (рис. 4.31) укажите дату и выберите преподавателя по кнопке (см. Ввод по ведомости п.4 инструкции), нажмите .

Рис. 4.31. Назначение оценки

Перезачтённая оценка появится в зоне отсутствующие (рис. 4.32), а в имеющиеся будет удалена.

Рис. 4.32. Выполненный перезачёт оценки

Автоматический перезачет оценок

Достаточно просто нажать на кнопку без установки какого-либо соответствия. Программа произведет перезачёт автоматически сразу по всем модулям. В окне информации (рис. 4.33) будет указано количество перезачтёных оценок.

Рис. 4.33. Окно информации назначения оценок

Для прямого назначения отсутствующих оценок:

1. Выберите дисциплину в разделе экранной формы отсутствующие оценки.

2. Нажмите кнопку , в окне назначения оценки укажите значение оценки в соответствии с видом контроля, преподавателя и дату.

Чтобы удалить назначение оценки нажмите на кнопку . Для сохранения изменений - кнопку , для отмены всех назначений – .

4.8. Экзаменационные листы

4.8.1. Выдача экзаменационных листов

Экзаменационные листы выписываются для сдачи или пересдачи студентом зачёта, экзамена, курсовой работы (проекта) вне группы.

Выдача экзаменационного листа возможна в следующих случаях:

· если это предусмотрено графиком учебного процесса;

· если студенту проведен приказ на продление сессии;

· при наличии личного заявления на пересдачу с визой декана. Экзаменационный лист в этом случае выдает специалист УМУ;

· если введена оценка по ведомости «неудовлетворительно», или «не явился» или «не обучался».

Порядок выписки экзаменационного листа следующий:

1. Выберите студента любым удобным способом:

· по группе (см. п. 3.1.1);

· по ФИО (см. п. 3.1.2);

· по идентификатору (см. п. 3.1.3) и загрузите карточку студента.

Войдите в раздел Карточки студента Оценки, выбрав соответствующую пиктограмму.

2. Перейдите на вкладку Оценки (рис. 4.34).

Рис. 4.34. Выбор вкладки Оценки рубрики Оценки Карточки студента

3. Выберите модуль (семестр), к которому относится требуемая дисциплина (рис. 4.35).

Рис. 4.35. Выбор модуля на вкладке Оценки рубрики Оценки Карточки студента

4. Выберите в списке дисциплин данного модуля ту, по которой будет производиться выдача экзаменационного листа (дисциплина без оценки или с неудовлетворительной оценкой).

5. Находясь на нужной дисциплине, вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню, выбрать пункт Выдать экз.лист или нажать на кнопку на панели инструментов.

6. Если выдача экзаменационного листа возможна, сформируется печатная форма экзаменационного листа. Для вывода на печать нажмите кнопку в верхней левом углу экрана просмотра.

Внимание! При нажатии кнопки допуск считается выданным, независимо от того, будет ли напечатан документ!

7. При невозможности выдать экзаменационный лист будет выведено окно об ошибке с указанием причины, например:

4.8.2. Повторная печать экзаменационного листа

1. Выберите студента любым удобным способом:

· по группе (см. п. 3.1.1);

· по ФИО (см. п. 3.1.2);

· по идентификатору (см. п. 3.1.3) и загрузите карточку студента.

Войдите в раздел Карточки студента Оценки, выбрав соответствующую пиктограмму.

2. Перейдите на вкладку Экз. листы.

3. Выберите нужный допуск в списке активных допусков.

Нажмите кнопку или выберите из контекстного меню (вызывается правой кнопкой мыши) пункт Повторная печать экз.листа, или нажмите на кнопку на панели инструментов.

4.8.3. Ввод оценки по экзаменационному листу

1. Выберите студента любым удобным способом:

· по группе (см. п. 3.1.1);

· по ФИО (см. п. 3.1.2);

· по идентификатору (см. п. 3.1.3) и загрузите карточку студента.

Войдите в раздел Карточки студента Оценки, выбрав соответствующую пиктограмму.

2. Перейдите на вкладку Экз. листы.

3. Выберите нужный допуск в списке активных допусков.

4. Нажмите кнопку или выберите из контекстного меню (вызывается правой кнопкой мыши) пункт Ввести оценку по экз.листу, или нажмите на кнопку на панели инструментов.

5. В появившемся диалоговом окне (рис. 4.36) введите оценку и укажите преподавателя.

Рис. 4.36. Диалоговое окно ввода оценки по экзаменационному листу

6. Для подтверждения введенных данных нажмите кнопку , для отказа от сделанных изменений – кнопку .

4.8.4. Погашение экзаменационного листа без оценки

Эта операция выполняется обязательно, если по каким-либо причинам студент не сдавал зачет, экзамен или др. вид контроля по выписанному экзаменационному листу. Если экзаменационный лист не будет погашен, то невозможно будет выписать новый. Порядок погашения следующий:

1. Выберите студента любым удобным способом:

· по группе (см. п. 3.1.1);

· по ФИО (см. п. 3.1.2);

· по идентификатору (см. п. 3.1.3) и загрузите карточку студента.

Войдите в раздел Карточки студента Оценки, выбрав соответствующую пиктограмму.

2. Перейдите на вкладку Экз. листы.

3. Выберите нужный допуск в списке активных допусков.

4. Нажмите кнопку или выберите из контекстного меню (вызывается правой кнопкой мыши) пункт Погасить экз.лист без оценки, или нажмите на кнопку на панели инструментов.

5. Появится запрос (рис. 4.37) на подтверждение выполняемой операции:

Рис. 4.37. Окно Запрос на подтверждение погашения экз.листа без оценки

Для продолжения погашения допуска без оценки нажмите Да, для отмены операции нажмите Нет.

5. Планирование кафедральной нагрузки

5.1. Основные понятия и логика технологии планирования

Планирование нагрузки кафедры производится на основе графиков учебного процесса, понедельного графика дисциплины, нормативов нагрузки, штата кафедры.

Если график учебного процесса для той или иной группы (групп), обучающейся по РУП, или понедельный график дисциплины отсутствуют, то спланировать нагрузку по данной группе(-ам) не представляется возможным. По поводу создания графика учебного процесса следует обратиться в деканат или в учебный отдел учебно-методического управления.

Для планирования большинства видов нагрузки формируются учебные потоки. Поток представляет собой объединение нескольких учебных групп. Основанием объединения является идентичность графиков учебного процесса, количество часов в неделю (понедельный график дисциплины), количество часов лекций и вид контроля.

Поток может состоять из одной группы.

Потоки могут быть частично или полностью сформированы автоматически. При автоматическом формировании нужно обязательно проверить практическую приемлемость полученных потоков.

Неверно сформированные потоки можно расформировать и создать заново.

Если численность потока превышает вместимость лекционных аудиторий, поток следует расформировать и создать заново два потока.

Последовательность работ при планировании кафедральной нагрузки следующая:

1. Формирование потоков.

2. Эскизное закрепление потоков за преподавателями. При этом преподавателю планируются все учебные часы потока.

3. Персональное распределение нагрузки по преподавателям.

4. Распределение особых видов нагрузки: за руководство аспирантами, за участие в руководстве факультетом и т.п.

5. Анализ результатов распределения.

В процессе планирования можно видеть общую нагрузку кафедры, распределенную нагрузку кафедры, индивидуальную нагрузку преподавателей, нераспределенные потоки.

Для работы необходимо выбрать в меню «Кафедральная нагрузка» – «Управление потоками» и выбрать кафедру (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Выбор кафедры

Если получено сообщение (рис. 5.2), значит для указанных групп, модулей (семестров) и дисциплин не введен график учебного процесса или понедельный график учебной дисциплины. Дальнейшая работа по планированию кафедральной нагрузки возможна только по тем группам, дисциплинам и в тех модулях, где понедельный график дисциплин спланирован. Для того чтобы график учебного процесса и понедельный график дисциплин появились в системе, следует обратиться в соответствующий деканат и/или учебно-методическое управление.

Рис. 5.2. Предупреждение об отсутствии графиков учебного процесса

Экранные кнопки -/- и +/+ служат для свертывания/развертывания списков.

Предупреждение об отсутствии графиков можно сохранить, нажав на экранную копку с символом дискеты в верхнем левом углу окна (рис. 7.2) для дальнейшей работы со списком отсутствующих графиков.

5.2. Формирование потоков

Планирование потоков производится на экранной форме, представленной на рис. 5.3. На форме указывается учебный год (по умолчанию текущий), дерево: форма обучения – уровень образования модуль.

Рис. 5.3. Экранная форма планирования нагрузки по потокам

Можно визуально отслеживать нагрузку, представленную в виде зеленых меток в правой части экранной формы. Это означает, что для той или иной дисциплины составлен РУП. Если кликнуть мышкой на одну из таких меток, то в нижней части формы будут отображены данные нагрузки на неделю и ее номер (рис. 5.4):

Рис. 5.4. Отображение дисциплин с назначенным РУПом

Назначение преподавателя на поток показывает метка возле наименования дисциплины в столбце «Структура» : зеленая – наличие, красная – отсутствие назначения.

Учебные группы, не собранные в потоки, имеют вид представленный на рис. 5.6:

Рис. 5.6. Нераспределенные в потоки группы

Формирование потоков производится при помощи кнопок на панели инструментов:

(или клавиша «Enter») открывает выбранный академический год. Вы можете задать год в слева расположенном поле Академический год и нажать кнопку (рис. 5.7), программа отобразит данные указанного года;

Рис. 5.7. Поле Академический год

производит обновление данных. Если эти же данные редактируются с другого компьютера, данная кнопка позволит синхронизировать изменения на экране;

выделение элементов планирования нагрузки. Появится новое окно, причем выбор параметров выделения (т.е. возможность выбрать тот или иной пункт) зависит от выделенной ячейки строки на экранной форме (форма обучения, уровень образования и модуль (рис. 5.8А) или ячейки строк заданных (рис. 5.8Б) или незаданных (рис. 5.8В) потоков):

А)

Б)

В)

Рис. 5.8. Выбор параметров выделения элементов планирования

После выделения элементов становятся доступны следующие кнопки:

1. снимает назначенные выделения;

2. объединяет выделенные дисциплины/группы в поток или предлагает соединить потоки, состоящие из одной группы. Появится окно с информацией о группах, которые будут объединены в поток по конкретной дисциплине, и которые не могут быть совмещены, а также о потоках, которые можно объединить (рис. 5.9):

Рис. 5.9. Параметры объединения потоков

3. исключает выделенные дисциплины из потока;

4. автоматически собирает все не распределенные элементы нагрузки по потокам;

5. автоматически собирает все выделенные и не распределенные элементы нагрузки по потокам;

При автоматическом формировании потоков (п.п. 4-5) рассматривается совместимость групп и потоков по названию дисциплины, количеству часов и по итоговому контролю.

6. производит сохранение данных;

7. производит отмену изменений;

8. назначает преподавателя;

9. отменяет назначение преподавателя;

10. показывает информацию текущего элемента;

11. открывает РУП текущего элемента

Операции с 1 по 11 также можно произвести через контекстное меню, вызванное нажатием правой кнопки мыши.

5.3. Распределение потоков

Функции выбора или отмены назначения преподавателя выполняются только для одного потока при выделении синим цветом ячейки, соответствующей данному потоку.

Установка меток на распределение никак не влияет.

Для операций по распределению потоков служат две кнопки на панели инструментов:

– назначение преподавателя для выбранного потока;

– отмена выбора преподавателя.

При отмене назначения преподавателя высветится запрос на подтверждение операции (рис. 5.10), в котором прописывается ФИО преподавателя и его нагрузка по данному потоку.

Рис. 5.10. Запрос на подтверждение отмены назначения преподавателя

При выборе преподавателя появится новое диалоговое окно с указанием Ф.И.О. преподавателя, потока, количества часов, отведенных на лекционные и практические занятия по данному потоку, вида контроля и консультаций.

Вид окна назначения преподавателя будет меняться в зависимости от:

1) вида контроля;

2) наличия РУП.

Экзаменационный вид контроля (рис. 5.11) имеет несколько вариантов. Пользователь может выбрать один из следующих:

· прием устных экзаменов;

· прием междисциплинарного экзамена;

· прием письменного экзамена (идет совместно с проверкой письменной экзаменационной работы).

После каждого пункта автоматически устанавливается количество часов, отведенных на выбранный вариант проведения экзамена для конкретного потока. Часы проведения предэкзаменационной консультации фиксированы.

Рис. 5.11. Вид окна назначения преподавателя Экзамен

Распределение лабораторно-практических занятий по часам можно редактировать. Для этого нужно сократить количество семинаров путём смещения ползунка влево по шкале Проведение практических занятий, семинаров. После этого возможно отметить на расположенных ниже шкалах распределение практических занятий по лабораторным работам, конференциям, играм, выездным занятиям. При этом общее количество часов, отведённое на лабораторно-практические занятия не изменяется, меняется соотношение между полями Проведение практических занятий, семинаров, Проведение лабораторных работ, Проведение тематических дискуссий, научно-практических конференций, игр и Проведение выездных тематических занятий.

При дифференцированном зачете (рис. 5.12) и просто зачете (рис. 5.13) количество часов на проведение контроля для выбранного потока установлено по умолчанию.

Рис. 5.12. Вид окна назначения преподавателя Дифференцированный зачет

Рис. 5.13. Вид окна назначения преподавателя Зачет

Распределение часов ограничено их количеством по графику. Для отслеживания допустимого установления распределения под каждой строкой с перемещением ползунка меняет свое положение ограничитель (предельно допустимая область распределения на рис. 5.14).

Рис. 5.14. Распределение количества часов ЛПЗ

5.4. Планирование индивидуальной нагрузки преподавателя

Для работы необходимо выбрать в меню «Кафедральная нагрузка» – «Нагрузка по преподавателям», выбрать кафедру и преподавателя (рис. 5.15).

Рис. 5.15. Экранная форма выбора преподавателя

Фильтры внизу экранной формы служат для быстрого поиска кафедры и преподавателя. Фильтр поиска преподавателя работает при открытом списке преподавателей выбранной кафедры.

Для просмотра бывших сотрудников нужно установить флажок «Отображать бывших сотрудников», расположенный по нижней границе формы.

При выборе преподавателя появится новое окно (рис. 5.16), предназначенное для планирования индивидуальной нагрузки преподавателя.

Рис. 5.16. Экранная форма планирования нагрузки преподавателя

На форме предоставляется информация о количестве часов нагрузки на преподавателя по различным направлениям (крайний левый столбец таблицы) и потокам (шапка таблицы). А также по прочим видам работ, не относящихся к конкретному потоку (прочая нагрузка).

Для управления просмотром отдельных данных служат флажки «Норматив и база» и «Всего из плана» в правом верхнем углу формы, в соответствии с которыми устанавливается наличие/отсутствие столбцов данных в таблице данных (рис. 5.17).

Рис. 5.17. Таблица норматив/база/факт

Быстрый поиск элементов осуществляется через фильтр. Для более удобного просмотра заполненных данных, пользователь может установить флажок «Выводить только заполненные элементы» (рис. 5.18).

Рис. 5.18. Вывод только заполненных элементов

Процесс планирования осуществляется на основе следующих данных:

· количество часов, отведенное на проведение различных видов нагрузки – норматив;

· количество часов, студентов, групп/подгрупп и т.п. – база;

· количество часов, полученное по данным норматива и базы – план (окончательно установленное максимальное значение нагрузки на преподавателя).

Фактическое значение пользователь устанавливает самостоятельно – нагрузка по выбранному элементу и потоку может быть распределена среди нескольких преподавателей.

Суммарный результат планирования ведется как по виду работ, так и по элементам потока: рис. 5.19- 5.20.

Рис. 5.19. Сумма часов по одному виду работы

Рис. 5.20 Сумма часов по элементам модуля

Общая нагрузка преподавателя отображается либо на пересечении итоговых сумм часов, либо на панели данных внизу экранной формы (рис. 5.21) Там же предоставляется: наименование выбранного элемента, поток, модуль, вид контроля, часы (что отведены на лекции, практику и самостоятельные работы) и группы студентов.

Рис. 5.21. Панель данных нагрузки

Рассмотрим назначение кнопок панели инструментов экранной формы:

1. открывает данные личной нагрузки преподавателя за академический год;

2. обновляет данные (если в процессе работы могли произойти изменения в распределении потоков);

3. сохраняет внесенные изменения;

4. производит отмену изменений;

5. добавляет поток в нагрузку.

При нажатии на кнопку появится окно выбора потока (рис. 5.22). Пользователь должен пройти по структуре данных – форма обучения/уровень образования/модуль – и выбрать поточную дисциплину.

Рис. 5.22. Выбор потока

По кнопке в окне нагрузки по преподавателю отображается плановая нагрузка по выбранному потоку (рис.5.23), пользователь может произвести соответствующее распределение часов нагрузки, руководствуясь плановыми значениями.

Рис. 5.23. Плановое значение нагрузки

Количество часов нагрузки следует вписывать в зелёные ячейки, отражающие фактическую нагрузку. После заполнения фактического значения цвет плановых значений меняется с серого на чёрный. Для закрепления нагрузки нажмите кнопку Сохранить (рис. 5.24). Отмена изменений по распределению возможна до сохранения. Выполнение операций сохранения, отмены и добавления также доступно через контекстное меню (щелчок правой кнопкой мыши в поле данных).

Рис. 5.24 Закрепление нагрузки за преподавателем

5.5. Нагрузка по кафедре

Раздел отражает всю распределённую по преподавателям нагрузку кафедры. Для работы необходимо выбрать в меню «Кафедральная нагрузка» – «Нагрузка по кафедре» и выбрать кафедру (рис. 5.25).

Рис. 5.25. Выбор кафедры

На рисунке 5.26 представлен общий вид открывшегося окна.

Рис. 5.26. Вид окна Нагрузка на кафедру

Поле Академический год показывает нагрузку кафедры за указанный учебный год. Пользователь может изменять год путём введения другого числа в область написания года, после нажатия кнопки или клавиши Enter программа перечитывает данные и отображает нагрузку заданного года (рис. 5.27). Кнопка позволяет обновить данные при одновременной работе на нескольких устройствах. Кнопка добавления преподавателя открывает окно выбора преподавателя кафедры. Кнопка позволяет создать новую вакансию для распределения нагрузки.

Рис. 5.27. Панель инструментов

После нажатия кнопки открывается окно Выбор списка преподавателей, содержащее список всех преподавателей данной кафедры, на которых еще не был распределён ни один час нагрузки (рис. 5.28). Для упрощения работы в верхней области окна находятся три кнопки: 1) Выбрать всех (отмечает сразу весь список преподавателей), 2) Отменить выбор (снимает отметки напротив всех выбранных), 3) Инвертировать выбранные элементы (снимает отметки со всех выделенных элементов и помечает все элементы без отметки).

Рис. 5.28. Выбор списка преподавателей

Выбранный преподаватель будет добавлен в таблицу распределения нагрузки по преподавателям и потокам (рис. 5.29). Все преподаватели расположены в списке в алфавитном порядке.

Рис. 5.29. Добавление преподавателя в таблицу

Добавленная вакансия отражается в списке после всех преподавателей (рис. 5.30).

Рис. 5.30. Новая вакансия

В таблице распределения нагрузки отражены только те потоки, по которым уже задана нагрузка для преподавателей кафедры (рис. 5. 31).

Рис. 5.31. Таблица распределения нагрузки

При выделении потока одним щелчком левой кнопкой мыши (цвет выбранного значения меняется на тёмно-серый) в нижней области окна можно увидеть основную информацию о потоке (рис. 5.32), где в поле Нагрузка отражены суммарные часы по потоку.

Рис. 5.32. Сведения о потоке

При выделении конкретного значения на пересечении потока и фамилии преподавателя в правой области окна открываются элементы нагрузки, содержащие подробное распределение всех позиций данного потока по часам (рис. 5.33). А в информацию о потоке, расположенной в нижней части окна добавляется ФИО преподавателя и параметры потока для преподавателя.

Рис. 5.33. Таблица распределения нагрузки по преподавателям

Область Элементы нагрузки позволяет корректировать нагрузку по преподавателям и вакансиям, добавлять и удалять часы. Рабочая область состоит из 4 столбцов: Норматив, База, План и Факт. Плановое значение получается путём перемножения нормативного и базового показателей (рис. 5.34). Фактическое значение – это часы, отведённые преподавателю, данное значение не всегда совпадает с плановым, это означает, что исполнение планового значения часов нагрузки распределено между несколькими преподавателями. Фактическое значение доступно для редактирования пользователю программы, при изменении часов нагрузки суммарная нагрузка по преподавателю будет пересчитана и новая цифра будет отражена в таблице распределения нагрузки.

Рис. 5.34. Элементы нагрузки преподавателя по выбранному потоку

После внесения изменений, их требуется сохранить с помощью кнопки на панели инструментов, если пользователь не желает сохранять изменения, нужно нажать кнопку отмены изменений . Если не нажать ни одну из кнопок, по закрытии окна программа предупредит пользователя о несохранённых данных.

6. Раздел меню «Стикеры»

Стикеры предназначены для быстрого доступа к данным без их повторного поиска. Их использование очень удобно, если пользователю все время приходится работать с одними и теми же экранными формами, которых также может быть и достаточно много, чтобы быстро ориентироваться – это затрудняет процесс работы.

6.1. Создание и добавление

Создание стикеров доступно для следующих категорий данных:

· по студентам (экранная форма Карточка студента);

· по группам студентов (экранная форма Выбор студента по группе);

· по проектам приказов (экранная форма Управление проектами приказов);

· по проведенным проектам приказов (экранная форма Просмотр приказов).

Чтобы создать стикер (или список данных), нужно нажать на экранной форме кнопку , выбрать опцию Добавить в список – Создать новый список, далее указать имя будущего списка данных (рис. 6.1) и нажать ОК.

Рис. 6.1. Окно ввода имени списка

Количество создаваемых стикеров неограниченно, и каждый новый имеет определенный цвет.

В дальнейшем через опцию Добавить в список можно как создать новый список, так и добавить выбранные данные в один из уже существующих, определяя стикер по имени и цвету, как показано на рисунке 6.2:

Рис. 6.2. Добавление выбранных данных в Стикер

Все созданные стикеры отображаются на фоновом окне АИС «CASUS-Студент» (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Отображение стикеров

6.2. Управление стикерами

Управлять уже созданными стикерами можно несколькими способами:

1. С помощью кнопок интерфейса;

2. Через панель управления;

3. Через контекстное меню.

Кнопки окна стикера

Предназначение кнопок на окне стикера представлено на рисунке 6.4. Кнопка «Удалить элемент» появляется при наведении на соответствующую строку из списка.

Рис. 6.4. Функции кнопок окна стикера

При свертывании списка рядом с его именем будет указано количество входящих в него элементов.

Панель управления

На панели управления раздел Стикер предоставляет следующие операции (рис.6.5):

1. Управление стикером – (выбираем требуемый список), далее:

· Скрыть;

· Удалить.

2. Удалить стикер (удаляет все списки).

Рис. 6.5. Управление стикером

Контекстное меню

Вызов контекстного меню по щелчку в область наименования списка:

· Переименовать список;

· Скрыть список;

· Свернуть/Развернуть;

· Удалить список.

Вызов контекстного меню по щелчку в строке элемента:

· Перейти по ссылке (можно просто двойным щелчком мыши);

· удалить ссылку.

7. Сервис

7.1. Лог

Функция Лог позволяет просматривать журнал действий, производимых в программе пользователями. Эта функция доступна через меню Сервис – Администрирование – Лог – Просмотр лога. Открывшееся окно просмотра лога изображено на рисунке 7.1.

Рис. 7.1. Окно просмотра лога

Панель инструментов содержит следующие функции (рисунок 7.2):

– «Открыть лог». Данная кнопка позволяет просматривать все действия, произведённые пользователями в соответствии с установленными условиями отбора. Для удобства пользователя она дублируется в панели инструментов и в меню. По умолчанию устанавливается период (интервал дат) за текущий день, но это можно редактировать в поле «Период с:» как на рисунке. Остальные условия (Объект, Пользователь, Действие) обеспечивают просмотр полного списка операций.

– «Очистить фильтр». Нажатие данной кнопки сбрасывает настройки поиска, заданные в полях Объект, Пользователь и Действие.

– «Экспорт». С помощью этой кнопки можно осуществить выгрузку полученных данных. Файл может быть сформирован в двух форматах: в виде HTM документа и в виде таблицы CSV. Также пользователь может отметить флагом колонки, которые будут интересовать его в выгрузке. В строке Файл необходимо указать место и имя файла выгрузки данных.

Рис. 7.2. Меню управления логом

- кнопки подключения (отключения) к архивной БД. Это администраторская функция.

При выделении левой кнопкой мыши какой-либо строки в области данных в нижней части окна доступна для просмотра дополнительная информация о пользователе, совершившем операцию, времени действия, а также прочая дополнительная информация (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Дополнительная информация

Функция лога предоставляет возможность посмотреть совершённые действия как со всеми типами объектов в программе, так и отдельно с каждым из них. Выделяют следующие типы объектов:

· Студент

· Личные данные

· Группа

· Оценка

· Допуск

· Ведомость

· Учебный план

· Рабочий учебный план

Кнопки и служат для начала ввода данных в строку и для удаления выбранного параметра.

Чтобы просмотреть работу конкретного пользователя в программе, необходимо задать его в строке «Пользователь». Поиск нужного пользователя осуществляется с помощью любого из полей: Логин, ФИО, Подразделение, Роль.

Можно выбрать для просмотра определённое действие, которое совершал пользователь. Для этого в открывающемся меню поля Действие нужно задать искомое событие.

Пользователь может задавать период, за который необходима информация о работе в программе, также возможно не указывать период, а поставить отметку у строки «Показывать лог за весь период» пользования программой. В этом случае время построения списка может увеличиться.

Чтобы сформировать новый список по заданным параметрам, необходимо нажать кнопку . Вид окна лога со всеми заданными параметрами изображён на рисунке 7.4.

Рис. 7.4. Поиск по заданным параметрам

Обратите внимание, что на рис. 7.4 после выбора типа объекта, слово «объект» поменялось на слово Группа. Слово Все в поле Группа означает, что отчёт будет сформирован по всем объектам типа Группа. Чтобы просмотреть лог по одной известной группе, нужно задать её ID при выборе объекта в окне Параметры объекта (рис.7.5).

Рис. 7.5. Окно выбора параметров объекта

Кнопка помогает перейти к просмотру данных объекта в окно Выбор студента, Допуск или в Личную карточку учащегося.

В поле представления данных лога информацию можно упорядочить путём щелчка по одному из столбцов как в порядке возрастания, так и в порядке убывания: Время – расположить по времени совершения действия, Пользователь – расположить в алфавитном порядке, Действие – сгруппировать по совершённым действиям (разные действия окрашены разными цветами для удобства просмотра информации), поля Объект, Относится к и Текст также группируются в алфавитном порядке.

8. Администраторские функции

8.1. Актуализация данных по сотрудникам

Для того, чтобы данные попадали в выгрузку необходимо настроить несколько параметров для подразделений.

Для этого нужно зайти в справочник "Подразделения", выбрать нужное подразделение и заполнить поля, обведённые красным (см. рис. 8.1)

Рис.8.1.

1) "Выгружать в казус" - проставить данное свойство всем подразделениям, которые должны попадать в выгрузку. Если данный флажок не будет установлен данные о сотрудниках этого подразделения не попадут в выгрузку!!!

2) "Уровень" - выбрать из раскрывающегося списка 1ый или 2ой уровень. 1-ый уровень для факультетов, 2-ой для кафедр, лабораторий.

3) "Тип подразделения" - выбрать из раскрывающегося списка тип подразделения. Учебное, научное или прочее.

После установки данных свойств, для всех подразделений, по которым требуется выгрузить данные, можно перейти к самой выгрузке. Для этого необходимо открыть обработку "Выгрузка данных в АИС "CASUS-Студент". Она находится в меню Сервис/ Дополнительные отчеты и обработки/Дополнительные внешние обработки.

В открывшемся окне открыть обработку "Выгрузка данных в АИС "CASUS-Студент", дважды щелкнув на неё.

Откроется окно обработки:

Далее необходимо выбрать путь к папке, в которую будут выгружаться файлы:

После этого нажать кнопку "Выполнить". Процесс выгрузки будет отображаться в окне "Служебные сообщения"

После выполнения обработки в указанной папке будут сформированы файлы выгрузки в формате CSV.